De RPO portal is een portaal via waar betrokkenen van een (corporate) recruiter informatie over geschikte kandidaten op hun vacatures kunnen ophalen. Kandidaataanbiedingen en –afwijzingen kunnen via het portal gebeuren, in plaats van via e-mail. 

Voordelen:

  • Snel uitrolbaar, handig
  • Nieuwe manier van samenwerken
  • Pre-selectie van kandidaten door Consultant, gemakkelijk delen met Hiring managers
  • Middels Hiring portal wordt communicatie gestructureerd

De standaardtaal is Nederlands of Engels, ook Duits en Frans kunnen beschikbaar worden gemaakt. De taal wordt gereguleerd op basis van de contactpersoon (of gebruiker) gestelde taal in het dossier in Carerix.

Inlog

Om een contactpersoon toegang te verstrekken tot de portal voeg je ze te aan de  daarvoor ingestelde groep. 

Als deze groep niet staat aangevinkt, heeft de contactpersoon geen toegang tot de portal.

Voor het verstrekken van de inloggegevens aan de contactpersoon is een emailsjabloon beschikbaar met een link waarmee de persoon zelf een wachtwoord kan zetten.

Dashboard

Als iemand inlogt is het eerste wat hij ziet het Dashboard. In het dashboard ziet de contactpersoon alle dossiers waar zijn actie op gevraagd wordt (mits voor u geactiveerd in de portal). 

  • Actieve vacatures
  • Voorgestelde kandidaten
  • Urenstaten

Vacatures

De contactpersoon kan de vacatures van zijn opdrachtgever in de portal zien. Wanneer hierop kandidaten ter goedkeuring zijn voorgelegd, kan hij deze matches blijven volgen via de portal.

Vacatures zijn zichtbaar voor de contactpersoon indien:

  1.  Ze een afgesproken, specifieke bron hebben.

De contactpersoon kan alle vacatures van zijn opdrachtgever zien, maar alleen zijn eigen vacatures wijzigen.

Nieuwe vacatures

De contactpersoon kan via de portal ook nieuwe vacatures aanmaken die in Carerix terecht komen. In het formulier op de portal  is een verplicht veld ‘Afdeling’. De beschikbare waarde in dit veld wordt bepaald door de relatie die de contactpersoon heeft binnen de organisatie. Dit is in Carerix het veld ‘Relatie contactpersoon’. Dit is ingericht in Carerix, een contactpersoon met een specifieke relatie krijgt hier zijn opdrachtgever te zien (en kan dus nieuwe vacatures aanmaken).

Voorgestelde kandidaten

Kandidaten die door de recruiter geschikt geacht worden voor een vacature van de contactpersoon, kunnen met de portal worden voorgesteld aan de opdrachtgever. Dit werkt door middel van fasen: specifieke fasen zijn zichtbaar in de portal. Hiervoor is een flow afgesproken en ingericht.

Kandidaat voorstellen flow

Kandidaten komen ter beoordeling zichtbaar in de portal wanneer zij een specifieke matchfase hebben.

De contactpersoon kan de kandidaat goedkeuren en commentaar toevoegen. Het commentaar is vervolgens zichtbaar op het tab ‘Evaluatie’ in de match. Wanneer een contactpersoon de match goedkeurt komt deze op een specifieke fase.

De contactpersoon kan de kandidaat ook afkeuren, ook weer met commentaar. Het commentaar is ook zichtbaar op het tab ‘Evaluatie’ in de match. Wanneer een contactpersoon de match afkeurt komt deze ook weer op een specifieke fase.

Wanneer een match eenmaal is goedgekeurd, zal hij daarna, ongeacht de fase, zichtbaar blijven voor de contactpersoon. De contactpersoon kan zo het gehele proces blijven volgen.

Talentpool

Hier staan kandidaten die je zelf beschikbaar stelt aan je contactpersonen om te matchen aan hun eigen vacatures. Je kan 2 soorten talentpools creëren: een algemene talentpool, en een specifieke talentpool voor een bepaalde opdrachtgever.

Algemene talentpool

De algemene talentpool werkt met een algemene dummy vacature die is aangemaakt in je applicatie. Deze vacature is puur bedoeld om kandidaten aan te matchen om ze in de talentpool zichtbaar te maken en is gekoppeld aan een dummy-opdrachtgever en dummy-contactpersoon.

Je voegt kandidaten aan de algemene talentpool toe door ze te matchen met deze vacature. Hiervoor is slechts één fase beschikbaar.

Talentpool per opdrachtgever

Je kan per opdrachtgever een talentpool maken met kandidaten die je voor specifiek deze opdrachtgever geschikt acht. 

Hiervoor maak je een dummy-vacature aan voor deze opdrachtgever, gekoppeld aan een willekeurige contactpersoon. Deze vacature geef je de procedure ‘Talentpool’. Deze procedure is speciaal ingericht voor de talentpool en heeft maar één fase beschikbaar.

Je voegt kandidaten aan de talentpool toe door ze te matchen op deze vacature.

Matchen vanuit de talentpool

De contactpersoon kan zelf kandidaten uit de talentpool matchen met één van zijn eigen vacatures. In de kandidaat staat een knop ‘Matchen met mijn vacatures’. De kandidaat blijft dan in de talentpool staan maar krijgt ook een nieuwe match met de geselecteerde vacature.

De nieuwe match krijgt de fase die hiervoor staat ingesteld.

Urenstaten

Door de kandidaat ingevulde urenstaten krijgen status ‘Verzonden’, en worden in de portal zichtbaar voor de contactpersonen van de plaatsing waar de uren op zijn geschreven. Deze contactpersoon krijgt hiervan melding via de mail. 

De contactpersoon kan de uren vervolgens goed- of afkeuren en van commentaar voorzien. Het commentaar wordt in Carerix zichtbaar in de geopende weekstaat. 

In Carerix wordt gelogd wie wanneer de weekstaat heeft goedgekeurd. Na goed- of afkeuren gaat er een mail ter info hiervan naar de kandidaat.

Voorwaarden waar de plaatsing aan moet voldoen om de uren zichtbaar te krijgen in de portal voor de contactpersoon:

  1. De startdatum ligt in het verleden, de einddatum is leeg of in de toekomst
  2. Én er staat geselecteerd bij ‘Goedkeuring weekstaten’: goedkeuring uren door opdrachtgever nodig
  3. Én er is een geldig tarief (géén vinkje bij ‘niet factureerbaar‘)

Documenten

Je wil niet dan een contactpersoon alle beschikbare documenten kan zien. In Carerix staat aangemerkt per welk ‘document type bijlage’ de documenten zichtbaar zijn voor de contactpersoon in de portal. Er is geen scheiding mogelijk tussen ‘zichtbaar’ en ‘up te loaden’. Als een specifiek type zichtbaar is in de portal is deze ook te uploaden.

RPO messages

De portal heeft een mogelijkheid rechtstreeks berichten uit te wisselen met de contactpersoon. De contactpersoon kan een bericht invoeren onder Contact dat in Carerix zichtbaar wordt als notitie in het activiteitentab van de contactpersoon en in een rapportage ‘RPO messages’.

In Carerix wordt het een notitie met status ‘nieuwe portal melding’ en getoond op het RPO messages Dashboard. Zodra de notitie in Carerix helemaal geopend wordt, dus niet de preview, dan wordt de status ‘gelezen portal melding’.

Heeft u het antwoord gevonden?