Met de Carerix-koppeling voor vacaturebanken publiceert u vacatures naar diverse populaire vacaturebanken, rechtstreeks vanuit uw eigen Carerix-systeem.
Om dit mogelijk te maken werkt Carerix nauw samen met de firma Knollenstein Technologies (http://www.knollenstein.nl). Knollenstein exploiteert een distributiesysteem waarmee zij uw vacature-advertentie doorplaatsen naar één of meer vacaturebanken. Het grote voordeel hiervan is dat u een vacature slechts eenmaal en via één bedieningsscherm invoert, en dat scheelt veel werk.

Heeft u na het doorlezen van deze informatie nog vragen? Of wenst u de koppeling van Carerix af te nemen en ontvangt u graag een voorstel inclusief tariefinformatie? Stuur dan een bericht aan het Customer Success Team.

Hoe te beginnen?

Om vacatures direct vanuit uw Carerix-systeem door te plaatsen naar vacaturebanken sluit u een contract met de firma Knollenstein. Het distributiessysteem van Knollenstein herkent u vervolgens als klant en zal uw vacatures doorzetten naar de vacaturebanken waarvoor u afspraken hebt gemaakt.

Ons advies is om eerst enige tijd van Knollenstein gebruik te maken buiten Carerix om, zodat u mogelijkheden en beperkingen van dit systeem leert kennen.

Vervolgens stuurt u ons een bericht aan het Customer Success Team. In dit bericht neemt u de volgende gegevens op, die u door Knollenstein zijn verstrekt:

  1. Database verwijzing (bijvoorbeeld iets als http://www.knollenstein.nl/__C1256F03711CD.nsf)
  2. Loginnaam
  3. Wachtwoord

Wat doet Carerix vervolgens?

Na ontvangst van uw bericht met de Knollenstein-details activeren wij de koppeling tussen uw Carerix-systeem en het distributiesysteem van Knollenstein. Na 1 dag zijn de vacaturebanken waarover u met Knollenstein afspraken hebt gemaakt dan als publicatiemedium (module 'Media' in het onderhoudsmenu) beschikbaar in uw Carerix database.

NB: Aan het configureren van deze koppeling zijn eenmalige set-up kosten verbonden. Naar aanleiding van uw verzoek zullen wij daarom eerst een offerte sturen. Na uw goedkeuring plannen wij de werkzaamheden in.

Uw Carerix-systeem instellen

U bent nu als klant bekend bij het distributiesysteem van Knollenstein, en uw Carerix-systeem is daaraan gekoppeld. Maar alvorens u vacatures kunt publiceren dient u eerst nog uw Carerix-systeem in te stellen. Daarvoor doet u het volgende:

  1. Voor iedere vacaturebank de standaard fase en bron instellen.
  2. Tabellen koppelen aan (ook wel: mappen naar) Knollenstein-categorieën.

Postings

Om aan te geven dat een publicatie aan Knollenstein doorgegeven mag worden maakt u een "posting". Postings zijn alleen beschikbaar voor de media waarbij u heeft aangegeven dat deze via Knollenstein lopen.

Op dit aan te geven gaat u naar Onderhoud > Media en opent u het betreffende medium. Bij dit medium geeft u aan:
Publiceren via: Knollenstein

Media die worden gebruikt in combinatie met postings moeten een geldige code hebben
Bijvoorbeeld: het medium Monsterboard heeft code MB_NL

Standaard fase en bron instellen

Zodra iemand naar aanleiding van uw advertentie op een vacaturebank solliciteert wordt in uw Carerix-systeem een match aangemaakt. In deze match wordt de fase ingesteld op de fase die u als standaard fase bij die vacaturebank hebt gekozen. Een passende fase zou zijn: 'Kandidaat solliciteert'. U vindt deze instelling van iedere vacaturebank in de module 'Media' in het onderhoudsmenu. Is de sollicitant nog niet in uw systeem bekend, dan wordt tevens een nieuw kandidaat-dossier aangemaakt. In dit dossier wordt het veld 'Bron' ingesteld op de bron die u bij de vacaturebank als standaard hebt ingesteld. Een passende bron zou dan natuurlijk de naam van de betreffende vacaturebank zijn. U past de bronnen aan in de tabel 'Bron' via de module 'Tabellen' in het onderhoudsmenu.

Tip: Om een nieuwe vacaturebank als bron toe te voegen doorloopt u de volgende stappen:

  1. Ga naar Onderhoud | Tabellen
  2. Kies [Tabelregel invoeren]
  3. Vul deze velden in:
    Lijst: Bron
    Item: Naam van de vacaturebank
    Actief: aan
  4. [Bewaren]

Tabel mappings instellen

Bij het publiceren van een vacature vanuit uw Carerix-systeem naar een vacaturebank worden steeds de velden met de keuze uit een keuzelijst vertaald. De reden daarvoor is dat u in uw Carerix-systeem wellicht een functie 'Chauffeur' uit een lijstje heeft gekozen, terwijl die functie in Monsterboard standaard 'Bestuurder' heet. Via de module 'Tabellen' in het onderhoudsmenu bepaalt u zelf de inhoud van de keuzelijstjes én de juiste vertaling naar de keuzelijstjes van de vacaturebanken. Om te voorkomen dat u voor iedere vacaturebank een afzonderlijke vertaling moet maken, zijn de lijsten van de verschillende vacaturebanken vast teruggebracht tot één lijst. Wij noemen die lijst de Knollenstein-categorieën.

Wat u dus moet doen is de items in enkele tabellen van uw Carerix-systeem koppelen aan de juiste Knollenstein-categorieën (dit wordt ook wel engelstalig het mappen of de mappings genoemd). Dat zorgt er dan voor dat uw Carerix-systeem bij iedere publicatie de juiste vertaling toepast. De tabellen waarvan u de items moet koppelen, en de daarbij behorende Knollenstein-categorieën zijn:

U vindt deze tabellen door in Carerix in te loggen, en te kiezen voor Onderhoud | Tabellen en dan de tabel zoals hierboven genoemd.

Indien het derde opleidingsniveau leeg is wordt in plaats daarvan het tweede niveau doorgegeven. Bij de tabel Opleiding1 kunnen nu ook Knollenstein-waarden worden opgegeven (vomEducationLevel), dit zijn dezelfde waarden als bij de tabel Opleiding2 kunnen worden opgegeven. Zo wordt de kans kleiner dat een publicatie wordt geweigerd omdat niet alle verplichte velden zijn ingevuld.

Branche

De vomBranche kan ook worden gekoppeld aan de branche van de Opdrachtgever. Dit heeft voorrang op de functie0 uit de vacature:

  • De items uit de tabel Branche1 kunnen nu ook gekoppeld worden aan een item uit de tabel vomBranch.
  • Indien bij het publiceren een waarde wordt gevonden voor de Branche van de Opdrachtgever, en deze waarde is gekoppeld aan een vomBranch, wordt die waarde ingevuld als JobBranch. In alle andere gevallen blijft de huidige werking intact, dus wordt de waarde van de aan de Functiegroep van de vacature gekoppelde vomBranch ingevuld als JobBranch.

Indien de tabel "branch1" is gekoppeld aan de vomBranche wordt deze gebruikt in plaats van de functie0 van de vacature

Vacatures publiceren

Nadat u de tabelitems hebt gekoppeld aan de juiste categorieën kunt u starten met vacatures publiceren. Dat gaat op eenzelfde wijze als waarop u een vacature op uw eigen web-site plaatst, als volgt:

  1. Open het vacaturedossier en ga naar de tab 'Publicaties'.
  2. Klik op 'Nieuwe publicatie'
  3. Kies bij het veld 'Medium' de vacaturebank waarnaar u de vacature wilt plaatsen.
  4. Kies een eerste publicatiedatum (bijvoorbeeld vandaag).
  5. Klik 'Bewaar'
  6. Ga naar de tab 'Postings'
  7. Klik 'Publiceren'

Door de posting worden de vacaturegegevens door uw Carerix-systeem aan het distributiesysteem van Knollenstein doorgegeven. En die levert de gegevens op zijn beurt weer bij de juiste vacaturebank(en) af. Doorgaans duurt het 1-2 uren alvorens de advertentie daadwerkelijk op de vacaturebank verschijnt, tot maximaal 4 uren.

Posting statussen

De tab 'Postings' geeft een overzicht van alle postings die voor de publicatie zijn verricht. Daarbij heeft iedere posting een status. De mogelijke statussen en hun betekenis zijn als volgt:

Nieuw
De posting staat gereed om te worden verzonden aan het Knollenstein-distributiesysteem.

Gepubliceerd
De posting is succesvol door het Knollenstein-distributiesysteem geaccepteerd.

Gefaald
Het Knollenstein-distributiesysteem heeft de posting niet geaccepteerd. Dit kan gebeuren indien de bijvoorbeeld verplichte velden ontbreken of de betreffende vestiging niet in het distributiesysteem bekend is (zie het onderdeel 'Beheer & onderhoud').

Verplichte velden

Minimaal dient u de volgende velden van een waarde te voorzien om uzelf te verzekeren van een succesvolle posting:

  1. Vacature.Functiegroep (Vakgebied)
  2. Vacature.Functieniveau
  3. Vacature.Land
  4. Vacature.Regio
  5. Vacature.Dienstverband
  6. Vacature.Gewenste opleiding (1e keuzelijst)
  7. Vacature.Gewenste opleiding (3e keuzelijst)
  8. Publicatie.Functie-informatie

De advertentie bijwerken

Na het wijzigen van vacature- of publicatiegegevens in uw Carerix-systeem gebruikt u de knop 'Bijwerken' (tab 'Postings' bij de publicatie) om de advertentiegegevens op de vacaturebank bij te werken. Met een nieuwe posting biedt uw Carerix systeem de bijgewerkte gegevens nog eens aan bij het distributiesysteem van Knollenstein. Dit distributiesysteem zet de gegevens dan vervolgens weer door naar de vacaturebank. Doorgaans duurt het 1-2 uren alvorens de advertentie daadwerkelijk op de vacaturebank is bijgewerkt, tot maximaal 4 uren.

N.B. Bedenk dat sommige vacaturebanken u na het wijzigen van bepaalde velden in een bestaande advertentie aanvullende kosten in rekening brengen. Stel u op de hoogte van de tarieven hiervoor via de desbetreffende vacaturebank(en).

Uw advertentie bovenaan in vacaturebank

Om te zorgen dat uw advertentie weer bovenaan in de lijsten van een vacaturebank verschijnt gebruikt u de knop 'Herposten' op de tab 'Postings'. De publicatie wordt dan eerst ingetrokken en een uur later opnieuw gepost. Doorgaans duurt het 2-4 uren alvorens de advertentie daadwerkelijk op zijn nieuwe plek in de vacaturebank verschijnt, tot maximaal 8 uren.

N.B. Bedenk dat de betreffende vacaturebank u met het gebruik van 'Herposten' een nieuwe advertentieplaatsing in rekening brengt. Stel u op de hoogte van de tarieven hiervoor via de desbetreffende vacaturebank(en).

Advertentie verwijderen

Om de advertentie van de vacaturebank te verwijderen gebruikt u de knop 'Stop Publicatie' op de tab 'Postings'. De advertentie wordt dan van de vacaturebank verwijderd. Doorgaans duurt het 1-2 uren alvorens de advertentie daadwerkelijk van de vacaturebank verdwijnt, tot maximaal 4 uren. Wanneer de einddatum van de publicatie is bereikt zal Carerix automatisch de 'Stop publicatie'-actie voor u uitvoeren. Zo kunt u al bij het maken van de publicatie bepalen wanneer de advertentie moet worden verwijderd. Overigens, u kunt op ieder gewenst moment de einddatum aanpassen. Echter, is de einddatum eenmaal bereikt en de advertentie verwijderd dan heeft het wijzigen van de einddatum geen werking meer. Zo wordt uw publicatie dus niet opnieuw gepost wanneer u de einddatum wijzigt van een moment in het verleden naar een moment in de toekomst.

Natuurlijk wordt uw advertentie ook verwijderd van de vacaturebank zodra de gebruikelijke advertentieperiode van die vacaturebank is verstreken. Maar dat is iets dat de vacaturebank zelf verzorgt en buiten uw Carerix-systeem en het distributiesysteem van Knollenstein om gaat.

Overige opmerkingen

  • Carerix stuurt automatisch een link naar uw sollicitatieformulier mee met de publicatie. Sollicitaties via die link komen automatisch terecht in Carerix. Hiervoor hoeft u dus niets extra's te doen.
  • Het is niet mogelijk een vacature voor geheel Nederland te publiceren. De vacaturebanken bieden daartoe niet de mogelijkheid. Er moet dus een regio worden gekozen.
  • Let op! Voer eerst de mapping van de betreffende tabellen uit alvorens u start met het publiceren van vacatures (zie het onderdeel 'Uw Carerix-systeem instellen'). Een posting zal falen indien u de mapping niet hebt uitgevoerd.

Beheer & Onderhoud

Om de koppeling met het distributiesysteem van Knollenstein en de vacaturebanken te onderhouden verricht u in voorkomende gevallen handelingen die in de onderstaande paragrafen staan beschreven:

  1. 'Posting gefaald' opvolgen
  2. De mapping van nieuwe tabelitems instellen
  3. De mapping van tabelitems bijwerken
  4. Een nieuwe vestiging ook in het distributiesysteem van Knollenstein toevoegen
  5. Nieuwe vacaturebank

Posting gefaald

Wanneer de posting van een publicatie niet slaagt ontvangt u bericht per E-mail. Dit bericht wordt verzonden naar een adres zoals dit bij de configuratie van de knoppeling wordt ingesteld. Standaard nemen wij hiervoor het emailadres van onze vaste contactpersoon. In dit bericht staat nadere informatie en een verwijzing naar de betreffende publicatie. Bij die publicatie vindt u dan in de betreffende posting (tab 'Postings') meer informatie over de reden waarom de posting niet is geslaagd. Tracht de oorzaak weg te nemen en gebruik de knop 'Nieuwe posting' om het opnieuw te proberen.

N.B. De e-mail verschijnt in de module e-mail op de tab 'Inkomende e-mails'. Wilt u de e-mail ook op een ander plek ontvangen (bijvoorbeeld in Outlook)? Laat de e-mail voor de beheerder dan doorsturen naar uw extern e-mail adres via 'Mijn gegevens' in het menu.

Nieuwe tabelitems mappen

Wanneer u een item toevoegt aan 1 van de hierna volgende tabellen (module 'Tabellen' in het onderhoudsmenu) dient u daarbij tevens de vertaling naar de corresponderende Knollenstein-categorie in te stellen. Kies daarbij eenvoudigweg uit de lijst van beschikbare categorieen.

  • Dienstverband naar vomContractType
  • Functie0 naar vomBranch en vomCategory
  • Functie1 naar vomTitle
  • Functieniveau naar vomLevel
  • Opleiding0 naar vomEducation
  • Opleiding2 naar vomEducationDir
  • Regio naar vomRegion

Tabelitems opnieuw mappen

Het kan gebeuren dat zich wijzigingen voordoen in de Knollenstein-categorieën. Dit gaat buiten u om, maar kan wel belangrijke consequenties voor u hebben. Immers, stel dat een categorie verdwijnt die u gebruikt bij de mapping van een tabelitem? Een veld in een vacature die zo'n tabelitem als keuze bevat kunt u dan niet langer meer publiceren naar vacaturebanken. De postings zullen falen doordat de Knollenstein-categorie niet langer bestaat. Om hierin te voorzien wordt er in uw Carerix-systeem automatisch een taak gemaakt wanneer er zich wijzigingen voordoen in de Knollenstein-categorieen die u gebruikt. Deze taak wordt standaard gekoppeld aan de beheerder (gebruiker 'Admin') in uw Carerix-systeem. Naar aanleiding van deze taak bepaalt de beheerder dan vervolgens of er aanleiding is mappings aan te passen.

Nieuwe vestiging in Knollenstein toevoegen

Wanneer u in uw Carerix-systeem een vestiging toevoegt, voeg deze vestiging (branch) dan ook toe in het Knollenstein-systeem toe. Daarbij dient u een code op te geven die er als volgt kan uitzien: 85-21. Het getal 85 in deze Knollenstein-branchcode is het nummer (ook wel ID genoemd) van de Business Line in uw Carerix-systeem. Het meest gebruikelijk is dat uw Carerix-systeem over 1 actief Business Line beschikt, vaak met de naam "Algemeen". U vindt die Business Line en het bijbehorende nummer in de tabel 'Business Line' (module 'Tabellen' in het onderhoudsmenu).

Het getal 21 in de Knollenstein branchcode is het nummer (ook wel ID genoemd) van de vestiging in uw Carerix-systeem. U vindt dit nummer bij de betreffende vestiging (module 'Vestigingen' in het onderhoudsmenu).

Initieel stelt Carerix de vestigingen in het Knollenstein-systeem voor u in. Voeg echter zelf nieuwe vestigingen toe. Knollenstein zal publicaties van vacatures met een verantwoordelijke van zo'n vestiging anders niet herkennen en de posting zal falen.

N.B. Mocht u problemen ondervinden bij het instellen van de nieuwe vestiging (branch) in het Knollenstein-systeem:

  • U kunt ook de firma Knollenstein verzoeken u te assisteren bij het invoeren van de nieuwe vestiging in hun systeem.
  • Het is mogelijk dat u niet beschikt over de tabel 'Business Line' in de module 'Tabellen' van uw Carerix-systeem. Vraag deze dan even na via de Carerix helpdesk.

Nieuwe vacaturebank

Met uw Carerix-systeem publiceert u alleen vacatures naar vacaturebanken waarvoor u met Knollenstein afspraken maakt. Wilt u naar een andere vacaturebank publiceren, dan dient u daarover aanvullende afspraken te maken met de firma Knollenstein. Zij geven dan ook door welke code het bijpassende medium in Carerix moet krijgen. Vergeet niet om bij zo'n nieuw medium de standaard fase en standaard bron in te stellen (zie het onderdeel 'Uw Carerix-systeem instellen').

Heeft u het antwoord gevonden?