Gebruiker

Standaard fasen

Uitleg: 

  • Klik op een Fase om deze te bewerken (Beheerder)
  • Je definieert Fasen met een contact moment in de voltooid tegenwoordige tijd (geïnformeerd, gepland, enz.).
    Dit geeft aan dat deze Fase is afgehandeld.
  • Aan diverse Fasen zijn een of meerdere e-mails gekoppeld, zoals een uitnodiging, een afwijzing etc.
  • Per fasegroep is een kleur ingesteld.
    Deze kleur is zichtbaar binnen de Matches.
    Tip: Gebruik een lichte kleur, dat verhoogt de leesbaarheid.

Fasen gebruiken

Je wijst een fase toe aan een Kandidaat binnen de Match. De gekozen fase geeft aan waar een Kandidaat zich bevindt in het recruitment proces. Aan een gekozen fase is al of niet een e-mail sjabloon gekoppeld. In het match overzicht vindt u de kandidaten onder de Fase groep knoppen bovenin afhankelijk van de fase waarin men zich bevindt.

Werkwijze

  1. Kies 'Dossiers' | 'Matches'
  2. Open een Kandidaat in de Match
  3. Kies een volgende fase
  4. Druk op [Bewaren]
    Afhankelijk van de gekozen fase verschijnt de optie 'Selecteer E-mail' waarmee je met een drop-down menu het juiste e-mail sjabloon kunt genereren
  5. Kies de gewenste e-mail
    Er opent een nieuw scherm met de gegenereerde e-mail
  6. Wijzig -indien gewenst- de tekst
    Indien er accolades in het e-mail sjabloon staan, kun je het sjabloon niet verzenden tot je deze accolades verwijderd hebt.
    Ze dienen vooral ter herinnering.
  7. Verzend de e-mail

Opmerking

  • Waar nodig kun je Fases overslaan
  • De doorlopen fase historie wordt gelogd in de Match

Fasen historie en rapportage

Alle gevolgde fasen zijn vastgelegd in het Match dossier van een Kandidaat.
Deze informatie is rechts in het scherm van een kandidaat binnen een match zichtbaar.

Er zijn een aantal standaard rapportages in de document bibliotheek opgenomen om een KPI rapportage te genereren.

De twee standaard rapportages zijn:

  • Kandidaat-historie toont het verloop van alle procedures van een specifieke kandidaat.
  • Time-to-Hire toont het verloop van alle procedures voor een specifieke vacature; Dit kun je desgewenst aan je Opdrachtgever/Vacature houder sturen.

De rapportages kun je naar eigen wens laten aanpassen door Carerix, neem hiervoor contact op met je Account Manager.

Beheerder

Voordat je iets wijzigt, ga je als volgt te werk:

  1. Download het excel bestand : Matchfasen structuur om je eigen proces in concept te definiëren. 
  2. Vraag een consult aan om je concept opzet te bespreken.
    Wij adviseren de opgeleverde fasen structuur niet zonder consult te wijzigen.
  3. Het eigenhandig wijzigen/aanpassen van fasen is op eigen risico.
    Je wijzigingen hebben invloed op gerelateerde functionaliteiten en Rapportages.
  4. De gekoppelde e-mail sjablonen kun je niet her-installeren vanuit de Bibliotheek.

Nieuwe Fase aanmaken:

Alleen de Beheerder kan een Fase aanmaken.
Dit gaat als volgt:

  1. Ga naar 'Onderhoud' | 'Fasen'
  2. Klik [Nieuw']
  3. Geef de Fase een naam en nummer die correspondeert met de plaats in het proces, bv. tussen Fase 2.4 en Fase 3.0 komt Fase 2.5.
  4. Het Indexnummer correspondeert met het nummer van de Fase, bv Fase 2.5 krijgt indexnummer 250.
  5. Vink het bijbehorende e-mail sjabloon aan:
    Dit koppelt het sjabloon aan de Fase.
  6. Mogelijke vorige Fasen:
    Vink hier alle fasen aan die vooraf gegaan zijn aan deze Fase.
  7. Mogelijke volgende fasen:
    Vink hier alle fasen aan die na deze Fase zullen komen.
  8. Procedure:
    Voeg indien gewenst een Procedure toe.
    (NB: als de Procedure niet ingevuld wordt, zal de Fase in iedere vacature procedure voor komen).
  9. Fase groep:
    Vul het juiste Fase groep in. Zorg dat de naam van de Fase groep precies overeen komt met andere Fasen in deze Fasegroep.
  10. Toelichting/Instructies:
    Indien gewenst, vul hier een toelichting in over het gebruik van de Fasen.

Bestaande Fase aanpassen:
Alleen de Beheerder kan een Fase aanpassen.
Dit gaat als volgt:

  1. Ga naar 'Onderhoud' | 'Fasen'
  2. Klik op de Fase die aangepast moet worden
  3. Klik op [Bewaren] om de aanpassingen op te slaan

____
Labels : UD-475

Heeft u het antwoord gevonden?