E-mail sjabloon instellingen

Stuur lijst sjabloon

Zet dit kruisvak AAN indien de inhoud van de email de selectie van het overzicht gaat bevatten. Bijvoorbeeld indien u een aantal gematchte kandidaten naar een contactpersoon wilt sturen. In dat geval is de sjabloon beschikbaar in het overzicht bij Kies actie en vervolgens Stuur lijst. Opmerkingen:

  • Standaard staat dit aankruisvak UIT
  • Stuur lijst sjablonen moeten gericht zijn aan contactpersoon of kandidaat. Aan: "anders" e.d. is niet toegestaan

NB: In veruit de meeste gevallen moet dit vinkje UIT blijven.

Zichtbaar bij

Hiermee bepaalt u waar het emailsjabloon beschikbaar moet zijn. De meeste entiteiten (Contactpersoon/Kandidaat/Opdrachtgever/...) spreken voor zich. Nog een paar aanwijzingen:

  • Activiteit: Het sjabloon is beschikbaar bij E-mail, Taken, Afspraken en Notities
  • Contactpersoon (Campagne)/ Kandidaat (Campagne): Het sjabloon is beschikbaar voor het sturen van email op basis van campagnes, zie: Mailing met Campagne
  • Fase: het sjabloon is beschikbaar bij matches van een bepaalde fase. In dit geval moet u als extra stap bij elke fase aangeven waar het sjabloon zichtbaar moet zijn.
  • Match: het sjabloon is zichtbaar bij elke match, ongeacht fase. Deze optie is alleen geschikt voor multi-record document sjablonen: Binnen een lijst van matches kan de fase immers variëren.

HTML gebruiken

Staat het kruisvak HTML in de email sjabloon AAN dan dient de inhoud Inhoud van de sjabloon HTML te bevatten. U (of uw web developer) draagt zelf zorg voor de juiste HTML opmaak codes.

Voorbeelden van HTML opmaakcodes:

  • <p>...</p> Paragraph: Gedeelte binnen de codes is een aparte paragraaf: Aan het eind is de regel afgebroken, en veelal gevolgd door een lege regel
  • <br/> Break: Breek de regel af, geen lege regel. 
  • <b>...</b> Bold: Tekst binnen de codes wordt vet
  • <i>...</i> Italic: Tekst binnen de codes wordt cursief
  • <a href="http://www.mijnnaam.nl">website</a> hyperlink: het woord website wordt een link naar het opgegeven adres. Tip: vervang het woord website door de code voor een afbeelding (zie hier onder). Op die manier voegt u een link toe op een afbeelding
  • <img src="http://www.mijnnaam.nl/images/mijnplaatje.jpg"> image: het plaatje dat te vinden is op de aangegeven locatie wordt getoond

Voor meer HTML codes en uitleg kunt u de vele bronnen op internet raadplegen. Bijvoorbeeld:

Verplicht invullen: Accolades

Om te voorkomen dat de verzender vergeet informatie in de email aan te vullen:

  • Plaats een tekst tussen accolades {{een tekst}}. Een email met een tekst tussen accolades kan niet worden verzonden. Na het klikken op Versturen zal het systeem de tekst tussen de accolades tonen en melden dat die tekst eerst moet worden vervangen.
  • Als bijvoorbeeld een datum nog niet bekend is bij het maken van het sjabloon zet u {{datum}} in het sjabloon.

Stuurt u het bericht niet aan 1 geadresseerde maar aan een lijst geadresseerden dan wijzigt de werking enigzins. In het email venster is er dan een extra knop [Bewerken]. Klik deze knop en wijzig de tekst(en) die tussen accolades is(zijn) geplaatst.

Vaste e-mailadressen

Van (afzender)

Normaal wordt als afzender het e-mailadres van de gebruiker genomen. Soms is het echter wenselijk een ander vast e-mailadres als afzender te gebruiken. Neem hiervoor de volgende regel in de inhoud van de e-mailsjabloon op:

<cx:header name="from" value='"Naam afzender" <adres.afzender@domein.nl>'/> 

(merk op: de value begint met een single quote ' en dan een double quote " )

Aan (geadresseerde)

De geadresseerde van een e-mailbericht vast instellen, als volgt:

<cx:header name="to" value="ontvanger@domein.nl"/> 

Opmerkingen:

  • Stel in het e-mailsjabloon het veld Aan in op; Anders'.

Alias

Een alias kan als volgt worden ingesteld (let daarbij op dat de naam zelf ook tussen dubbele quotes staat zoals in het voorbeeld):

<cx:header name="From" value=""Naam Persoon" <adres@domein.tld>"/>

Beantwoorden aan

Beantwoorden van een e-mailbericht vast instellen, als volgt:

<cx:header name="reply-to" value="ontvanger@domein.nl"/>

CC (carbon copy)

Een vaste CC

Een CC van ieder e-mailbericht naar een vaste e-mailadres sturen? Dan de volgende regel in de inhoud van het e-mailsjabloon opnemen:

<cx:header name="cc" value="naam@example.nl"/> 

Opmerking:

  • Een CC wordt nu naar naam@example.nl gezonden van ieder bericht dat op basis van het sjabloon wordt gemaakt en verzonden;
  • Voorgaande regel mag overal in de inhoud van het e-mailsjabloon staan.

Een variabele CC

Een CC van iedere e-mail naar de verantwoordelijke van een vacature (als voorbeeld) sturen? Dan de volgende regel in de inhoud van de e-mailsjabloon opnemen::

<cx:header name="cc" value="$activity.toVacancy.owner.emailAddress"/> 

Opmerking:

  • Een cc gaat naar het e-mailadres van degene die verantwoordelijk is voor de vacature, en dat voor ieder bericht dat op basis van de sjabloon wordt gemaakt en verzonden.
  • Voorgaande regel mag overal in de inhoud van de e-mailsjabloon staan.

Meerdere CC e-mailadressen

Meerdere e-mailadressen instellen kan ook, als volgt:

<cx:header name="cc" value="x@domein.nl,y@example.nl,z@domein.nl"/> 

Opmerking:

  • Scheid de adressen door enkel een komma (gebruik dus geen spatie).

BCC (blind carbon copy)

Geef de BCC van ieder e-mailbericht een vaste waarde door de volgende regel in de inhoud van het e-mailsjabloon op te nemen:

<cx:header name="bcc" value="naam@example.nl"/> 

Opmerkingen:

  • Een BCC gaat naar het e-mailadres van degene die verantwoordelijk is voor de vacature, en dat voor ieder bericht dat op basis van het sjabloon wordt gemaakt en verzonden;
  • Voorgaande regel mag overal in de inhoud van het e-mailsjabloon staan.

E-mail naar verantwoordelijke vanuit een trigger

U wilt naar de verantwoordelijke van een kandidaat/plaatsing/vacature een bericht verzenden door middel van een trigger. Bij 'Aan' heeft u gekozen voor 'verantwoordelijke'. Toch komt het bericht niet bij de juiste verantwoordelijke aan.

Oorzaak

De verantwoordelijke wordt automatisch opgezocht vanuit een 'context' zoals een kandidaat dossier. De context van een trigger is echter een trigger. Dit betekent dat de verantwoordelijke van de trigger het bericht zal ontvangen.

Oplossing

Stel met behulp van CxScript een vaste ontvanger in en stel de waarde bij 'Aan' in op 'Anders'.

Voorbeelden

Vast adres:

<cx:header name="to" value="ontvanger@domein.nl"/> 

Verantwoordelijke kandidaat:

<cx:header name="to" value="$activity.toEmployee.owner.emailAddress"/> 

Verantwoordelijke vacature:

<cx:header name="to" value="$activity.toVacancy.owner.emailAddress"/> 

Verantwoordelijke plaatsing:

<cx:header name="to" value="$activity.toJob.owner.emailAddress"/>

Outlook

Het antwoord dat iemand u vanuit Outlook stuurt kan een grotere letter krijgen. Dit komt omdat Outlook kijkt naar het door u ingestelde letter grootte. Naar aanleiding van wat het vindt voorziet Outlook iedere tekst in het antwoord vervolgens van een eigen letter grootte als volgt:

<FONT face=arial size=3>Een antwoord tekst.</FONT> 

U voorkomt dit probleem door in de HTML email sjabloon de volgende font style te gebruiken;

font-size: 10pt; 

Outlook zal door voorgaande style het instellen van een (ander) font grootte nu achterwege laten, als volgt:

<FONT face=arial>Een antwoord tekst.</FONT> 

Iedere tekst wordt dus nog steeds voorzien van een FONT element maar het attribuut size ontbreekt nu.

Heeft u het antwoord gevonden?