HTML email sjablonen kunnen afbeeldingen bevatten. Dit artikel laat zien hoe u bijlagen en afbeeldingen in een email sjabloon opneemt. Iedere email op basis van zo'n sjabloon bevat dan de afbeelding(en) en bijlage(n).

N.B. Het wijzigen en maken van e-mail sjablonen vereist goede kennis van HTML, programmeer statements, CX coderingen, begrijpen van foutmeldingen en FTP gebruik. Carerix geeft geen cursussen in het samenstellen van sjablonen. Voor het beoordelen of wijzigen van niet goed geprogrammeerde sjablonen kunt u een prijsopgave doen bij de helpdesk.

Bijlage aan email toevoegen

Om automatisch bijlagen toe te voegen met een email sjabloon zijn er 2 mogelijkheden :

  1. Gebruik een bijlage uit een dossier. Voeg een kopie van die bijlage aan de email toe. Bijvoorbeeld voor een brochure. Zodat u met iedere introductie email automatisch een brochure mee stuurt.
  2. Gebruik een document sjabloon. De bijlage wordt dan gemaakt - op basis van een document sjabloon - precies op het moment dat de email wordt gemaakt. Bijvoorbeeld voor een CV. Zodat u met iedere email steeds een 'verse' CV mee stuurt.

Bijlage op basis van bestaande bijlage in dossier

Stel dat u regelmatig een introductie email stuurt naar - mogelijk - nieuwe relaties. Naast een tekst wilt u dat de email tevens een bijlage bevat met een standaard brochure van uw organisatie. Voor zo'n introductie email maakt u natuurlijk een email sjabloon. U gaat er nu voor zorgen dat die email sjabloon tevens de CxScript instructies bevat om automatisch de brochure als bijlage in te voegen.

Om te zorgen dat steeds automatisch een brochure als bijlage aan de email wordt toegevoegd :

  1. Neem het brochure document op als bijlage van het vestiging dossier in uw Carerix systeem. Heeft u meerdere vestigingen? Voeg het brochure document dan aan iedere vestiging toe.
  2. Geef de bijlage een door u gekozen omschrijving. Gebruik daarbij alleen letters en cijfers. Geen spaties of andere tekens gebruiken. In ons voorbeeld zouden we de bijlage bijvoorbeeld Brochure kunnen noemen.
  3. Maak een email sjabloon en noem die Introductie.
  4. Neem het volgende stukje CxScript op in het email sjabloon 'Introductie':
<cx:attachment content="$activity.owner.agency.attachmentsByLabel.brochure.content" name="folder.doc"/> 

Vervang in voorgaande CxScript instructies Brochure desgewenst met de omschrijving die u de bijlage hebt gegeven, en "folder.doc" met de naam van de bijlage.
Met voorgaande CxScript instructies in de email sjabloon is de bijlage automatisch onderdeel van iedere Introductie email die u uitstuurt.

Opmerkingen

  • In enkele gevallen de bijlage toch niet meesturen? Dat kan ook. Zodra de email wordt gemaakt dan verschijnt - als gebruikelijk - het email venster. Klik in dit email venster op de tab Bijlagen en maak het kruisvak bij de betreffende bijlage leeg.
  • Meerdere bijlagen automatisch toevoegen? Geen probleem. Neem voorgaande CxScript instructies zo vaak op als u wilt.
  • Kan het systeem de bijlage niet vinden ( bijvoorbeeld, de omschrijving is anders dan de naam die u in de CxScript instructies gebruikt )? Dan volgt geen foutmelding wanneer u een email maakt. De email wordt simpelweg zonder bijlage verzonden ( indien de gebruiker niet merkt dat de bijlage ontbreekt ). Test de werking dus goed en zorg dat de bijlage in het dossier later niet per ongeluk wordt verwijderd of van een andere beschrijving wordt voorzien.

Bijlage op basis van document sjabloon

Een bijlage in een email opnemen op basis van een ander ( document ) sjabloon gaat als volgt :

<cx:fetch entity="CRTemplateReference" limit="1" qualifier="targetEntityName = 'CRInvoice' and isDefault = 1" > 
<cx:attachment name="factuur.html"><cx:include template="$item.url.urlContents" /></cx:attachment> </cx:fetch> 

In voorgaand voorbeeld wordt een factuur gemaakt ( op basis van een document sjabloon ) die bijlage van de email wordt.

Toelichting

  • De cx:fetch haalt een enkel ( limit=1 ) document-sjabloon ( entiteit CRTemplateReference ) op dat voldoet aan :
    targetEntityName = 'CRInvoice' : De sjabloon is ( in dit voorbeeld ) beschikbaar voor facturen
    isDefault = 1 : De sjabloon is de standaard sjabloon. Wanneer de gebruiker klikt op de knop Afdrukken wordt deze standaard sjabloon toegepast.
  • Het cx:attachment element maakt van zijn inhoud de bijlage voor de email.
    Name is de bestandsnaam die de bijlage krijgt.
  • Het cx:include element produceert de inhoud van de bijlage, als volgt:
    $item bevat het sjabloon;
    $item werd gevuld door de cx:fetch instructie
    $item.url is de URL van het sjabloon; iedere sjabloon is namelijk online beschikbaar en via een HTTP request op te halen
    $item.url.urlContents haalt de inhoud van het sjabloon daadwerkelijk op; deze inhoud is dus de ( CxScript ) tekst van het sjabloon;
    De cx:include instructie zal de via het template attribuut verkregen CxScript uitvoeren en het resultaat invoegen in het lopende sjabloon.

Let op

  • Vermijd witruimte tussen de cx:attachment en cx:include tags. Die komen namelijk ook in de uiteindelijke bijlage terecht. Dit is de reden waarom decx:attachment en cx:include op 1 regel staan. Een regelomhaal zou namelijk ook in de bijlage terecht komen.

Alternatief

Kent u de online locatie van de document sjabloon al ? Dan kunt u de bijlage ook als volgt invoegen:

<cx:let name="url" value="http://templates.carerix.com/cx/example.html">
<cx:attachment name="factuur.html"><cx:include template="$url.urlContents"/></cx:attachment> </cx:let>

Afbeelding in email

Om afbeeldingen op te nemen in een email zijn er 2 manieren :

  1. Online: De afbeelding staat ergens online op een server. En in het email bericht staat een verwijzing
    + Eenvoudig te realiseren
    + EMail berichten blijven klein omdat de afbeelding geen onderdeel uitmaakt van het email bericht zelf (die bevat alleen de verwijzing)
    - Sommige email programma's tonen de afbeelding niet direct. De ontvanger moet dan kiezen voor: "Afbeeldingen in dit bericht weergeven" ( in MS-Outlook bijvoorbeeld ).
  2. Inline: De afbeelding is een bijlage van het email bericht
    + Afbeelding wordt altijd getoond, de ontvanger hoeft niet eerst ergens te klikken
    - Iets moeilijker op te zetten.
    - Bericht is groter omdat de afbeelding ( als bijlage ) onderdeel uitmaakt van het bericht zelf.

Bestandstype

Let bij het toevoegen van de afbeelding op het soort bestand. Veel voorkomende bestandstypen zijn:

  • afbeelding.bmp - Windows bitmap. Vermijd het gebruik van BMP bestanden! Deze zijn onleesbaar op niet-windows systemen.Belangrijker dan dat: Een BMP is het minst gunstige formaat: Voor hetzelfde plaatje veel meer kilobytes dan een van de andere formaten. 
  • afbeelding.png - PNG levert kleinere bestanden dan BMP. Er is geen kwaliteitsverlies, en het aantal kleuren is niet beperkt. Daarnaast ondersteunt PNG "transparantie".
  • afbeelding.jpg - JPG levert nog kleinere bestanden, maar er is wel een (klein) verlies van kwaliteit: Hoe groter het verlies dat nog acceptabel is, hoe kleiner het bestand.
  • afbeelding.gif - GIF levert over het algemeen de kleinste bestanden. Er is kwaliteitsverlies, het formaat gebruikt een maximum van 256 kleuren.

Bestanden zijn eenvoudig om te zetten van het ene type in het andere met "Irfanview" (http://irfanview.com).

Online afbeelding in email

Om een online beschikbare afbeelding ( zoals een logo ) automatisch in een email op te nemen :

  1. Zet de afbeelding op een web-server, zodat deze over internet beschikbaar is. Het adres van zo'n afbeelding zou er dan als volgt uit kunnen zien :http://uwnaam.carerix.com/images/companylogo.gif
  2. In uw e-mailsjabloon neemt u de volgende HTML instructies op :
<img src="http://uwnaam.carerix.com/images/companylogo.gif" alt="logo">

Opmerkingen

  • Werkt u aan een vast huisstijl met logo ? Neem de CxScript instructies dan op in de header of footer voor emails ( zie Menu | Instellingen | Sjabloon instellingen ). U weet dan zeker dat het logo in iedere email voorkomt.

Afbeelding online plaatsen

Om een afbeelding online beschikbaar te maken op http://uwnaam.carerix.com/images

  1. Gebruik een FTP client, bijvoorbeeld FileZilla (gratis download via: http://filezilla-project.org/)
  2. Maak contact met ftp://uwnaam.carerix.com
    De username en password zijn bij oplevering van Carerix verstrekt aan de contactpersoon. Indien deze informatie verloren is gegaan kan de contactpersoon deze opvragen via helpdesk@carerix.com
  3. Open de folder httpdocs/images/
    Merk op dat bij contact via FTP expliciet de httpdocs moet worden genoemd. Het sjabloon werkt via HTTP, waarbij dit impliciet is.
  4. Plaats uw afbeelding companylogo.gif in de folder httpdocs/images/ door deze te uploaden.
  5. Controleer of de afbeelding zichtbaar is door dit adres in te vullen in de adresbalk van uw browser:http://uwnaam.carerix.com/images/companylogo.gif

Inline afbeelding

  1. Voeg de afbeelding toe aan de vestiginghet type maakt niet uitgebruik als beschrijving: "EmailLogo"
  2. Gebruik de volgende code in uw e-mail sjabloon
<cx:if condition="$activity.owner.agency.attachmentsByLabel.EmailLogo!=nil">
 <img src="<cx:write value='$activity.owner.agency.attachmentsByLabel.EmailLogo.url'/>" alt="Logo" border="0"/> </cx:if>
Heeft u het antwoord gevonden?