Je hebt de Beheerderstrraining gevolgd en je bent nu bekend met de verschillende onderdelen die je moet configureren om Carerix in gebruik te nemen.
Wij raden je aan direct na de Beheerderstraining de configuratie ter hand te nemen.

  1. Lees eerst de implementatie documenten nog eens goed door.
  2. Bepaal aan de hand hiervan een GoLive datum.

Carerix wordt standaard zo compleet mogelijk ingericht en kan vervolgens naar wens worden aangepast. Wellicht wil je enkele Tabellen de-activeren of aanvullen.
Gebruik hiervoor onderstaande tips als handvat.
Deze configuratie breidt je na 1 of 2 maanden gebruik uit met extra functionaliteiten na overleg met een consultant.

Indien je Carerix al een een aantal jaren gebruikt en je overweegt een optimalisatie van het systeem, vraag dan een Business Scan aan via je eigen Customer Success Manager.  

N.B.
Gebruik de invoer velden in de Dossiers waarvoor zij zijn bedoeld.
Misbruik geen velden zonder overleg met Carerix.

Configuratie

Stap 1: Algemene Instellingen

  1. Vestiging(en) aanmaken en een eigen routebeschrijving toevoegen (Word/PDF bijlage bij de hoofdvestiging)
  2. Eigen logo uploaden (zie deze video)
  3. Gebruikers rollen aanmaken
  4. Configuratie (gebruikers)profielen: velden verplicht zetten en/of verbergen
  5. Gebruikers aanmaken

Stap 2: E-mail Instellingen

  1. E-mail gegevens instellen bij elke Gebruiker
  2. Eigen e-mail adres als afzender instellen
  3. E-mail footer aanpassen (indien nodig)

Een deel van deze algemene instellingen heeft u mogelijk tijdens de training al doorgevoerd. 

 Meer informatie over de e-mail instellingen vindt u hier E-Mail Instellen.

Stap 3: Tabellen de-activeren

Let op!
Bij het deactiveren van Tabel in een applicatie die al in gebruik is, is het van belang om van te voren te checken of de Tabellen niet op dit moment al gekoppeld zijn aan Kandidaten of Contactpersonen.
Zorg dat je eerst deze Dossiers aanpast, voordat je de Tabellen deactiveert.
Anders zullen de Tabel-items op het dossier rood gekleurde velden worden.

De-activeer eerst de tabellen en tabel-items die je niet nodig hebt bij (bijvoorbeeld) de volgende tabelsoorten: Functie0 en Functie1 - Opleidingen0, 1 en 2 - Vaardigheden0, 1 en 2.

  • Ga naar 'Onderhoud' | 'Tabellen' 
  • 'Kies Rapport.' Hier zie je een overzicht van alle gevulde en geactiveerde Tabellen in de applicatie. Dit bestand wordt geëxporteerd naar Excel en kun je uitprinten.Lees deze instructie of vraag er een aan via training@carerix.com.

Stap 4: Tabellen aanvullen

Functie0 en 1 en synoniemen 

Vermijd een grote diversiteit aan functienamen. Hoe meer functienamen hoe slechter je Kandidaten vindt. Immers Kandidaten gebruiken alleen algemene functienamen. Probeer specifieke zaken af te vangen met Vaardigheden.
 
Voorbeeld 1:
Sales manager B2B--> Je definieert de functie Sales manager. Definieer gerelateerde functienamen in de synoniemen, zodat de cv extractie goed werkt.
Vervolgens definieer je in de Tabel "Vaardigheden" een onderdeel Sales met het item Business to Business.
Voorbeeld 2:
Sr. Sales manager of Senior Sales Manager moet zijn: Sales manager en bij de Functieniveau tabel markeer je Senior.

Opleiding en synoniemen

De opleidingentabel is voor een groot deel al algemeen ingevuld, maar aanvullingen zullen zeker nodig zijn. Vooral branche specifieke opleidingen en cursussen zullen aangevuld moeten worden.

Vaardigheden en synoniemen

Hetzelfde geldt voor de vaardigheden. De-activeer de vaardigheden die je niet gebruikt, vul aan waar nodig. Maak gebruik van synoniemen om de cv extractie te verbeteren.

Groepen (kandidaten, contactpersonen, opdrachtgevers).

Indien gewenst, maak groepen aan waarin je bepaalde criteria specificeert. Bijvoorbeeld:
 Type Opdrachtgever A - B - C klant of Kandidaat type: High Potential of YUP)

Functienamen: Bij het publiceren van Vacatures (publicaties) kun je altijd een eigen vacaturenaam (anders dan die in het vacature dossier) invullen.

Bron, Categorie, Groepen, Status, Type

Vul waar nodig aan:

  1. Type en Resultaat Afspraak
  2. Type en Resultaat Notitie
  3. Type en Resultaat Taak
  4. Groepen (Kandidaten, Contactpersonen, Opdrachtgevers)
  5. Categorisering Opdrachtgever: Soort Opdrachtgever, Key Account
  6. Status allemaal
  7. Bron allemaal
  8. Procedure (bevat items als: W&S, Deta)

N.B.

  • Voor bezoekrapporten gebruik je de Activiteit Notities bij een Contactpersoon. Zorg dat je de Type Notitie Tabel aanvult met items die je extra wenst.
  • Voor een correcte cv extractie dien je de synoniemen velden aan te vullen (functie, opleiding, cursus, vaardigheden)
  • Type Afspraak:
    De geïnstalleerde items met een geel blokje niet wijzigen. Deze namen zijn gekoppeld aan codering in e-mail sjablonen binnen de Fasen.
  • Type document:
    Geef aan welke Gebruikersrollen bepaalde opgeslagen documenten wel of niet mogen zien.
  • Tabellen met betrekking tot Weekstaat, Plaatsing en Facturen (Staffing-edities) hoef jeniet te doen. Deze worden ingeregeld door de consultant wanneer dit is opgenomen in de offerte.

Media

  • Ga naar 'Onderhoud' | 'Media'
  • De-activeer de Media die je niet gebruikt.
    Maak je geen gebruik van services zoals In Goede Banen, Knollenstein, Mimir of Broadbean, dan kun je deze helaas niet deactiveren. Dit zijn zg. systeem media kanalen en zijn voor geprogrammeerd.
    Eigen website kan nooit worden gedeactiveerd, dit is de koppeling van de Publicaties in Carerix naar je eigen website. 

Stap 5: Fasen onderzoeken

Fasen zijn de stappen binnen een recruitment proces (workflow) voor een Kandidaat Match (lees sollicitatie) op een Vacature. Het proces beschrijft de stappen van sollicitatie tot plaatsing.

  1. De standaardfasen, bij oplevering, zijn gericht op de methodiek binnen Carerix. De inrichting van deze standaardfasen is zo dat alle functionaliteiten binnen matches zoals u die in de training heeft geleerd ook werken. Inclusief e-mails. 
  2. Verwar vooral de Fasen niet met statussen van Kandidaten.
    Dit zijn twee verschillende zaken: status hoort bij een kandidaat; de fase hoort bij de match (de combinatie van de kandidaat met deze vacature).
  3. Let op: Alle andere zaken die je beheert na een plaatsing monitor je bij de Recruitment versie van Carerix met Taken (taaksjablonen) en Triggers.
    In de Staffing versie van Carerix, doe je dit in de Plaatsing module (met taaksjablonen en triggers). Dus na de plaatsing is het recruitment proces ten einde.

Ga nu als volgt te werk

  1. De-activeer de fasen die u niet gebruikt.
  2. Download het Fasen Excel Document. Dit is een overzicht van de ingestelde fasen in Carerix.
  3. Maak, met behulp van dit document, waar nodig aanvullingen. (je voegt een regel bij en highlight wat je denkt niet nodig te hebben in het MS-Excel document).
  4. Pas de Fasen pas aan in het systeem wanneer je zeker bent van je zaak.

Let op:
Wij raden af om zelf - zonder overleg met Carerix - de Fasen compleet te her-configureren of aan te vullen. Doet u dit toch, let dan op de volgende punten:

  1. Wij raden aan om de bestaande (standaard fasen) niet te wijzigen. Indien je een fase niet wilt gebruiken, dan de-activeer je de fase en maak je een nieuwe fase aan.
    Let op : Vergeet niet de gematchte kandidaten aan de 'oude' fase eerst over te zetten naar de nieuwe fase, voordat je de 'oude' fase op inactief zet.
  2. Het is prima om een bestaande fase wel van naam wijzigen, maar niet qua functionaliteit (dus bv. de Fase Telefonisch interview mag je niet wijzigen in 1e gesprek) - dit kan problemen opleveren met betrekking tot de gekoppelde e-mail sjablonen.
  3. Indien je een fase mist, dan configureer een nieuwe fase.
  4. Indien het werkproces alleen Werving en Selectie bevat, de-activeer dan de stappen binnen procedure Detachering
  5. Ditzelfde geldt indien het werkproces alleen Detachering bevat, de-activeer dan de Werving en Selectie fasen.
  6. Worden de beide werkprocessen (Werving en Selectie en Detachering )gehanteert, dan laat je het zoals het is.

Fasen Testen

Je test het recruitment proces en e-mails met de testdossiers. 

Errors na herinrichting/aanpassen

Indien je zelf wijzigingen aanbrengt in fasen of e-mailsjablonen, zonder consultancy, of zonder uitgebreide beheer ervaring, loop je het risico dat :

  1. Geconfigureerde functionaliteiten binnen de Match niet meer werken (triggers, afspraken maken, kandidaat statussen, e-mails etc).
  2. E-mail sjabloon errors opgelost moeten worden
  3. Rapportages niet correct zijn
  4. Carerix dit alleen tegen kosten per uur aanpast en/of herstelt.
  5. Carerix eigen gemaakt e-mail sjablonen niet gaat debuggen of herstellen.
    Wij maken -tegen kosten- altijd een nieuw e-mailsjabloon.

Hulp nodig? 

Vraag dan via het Customer Success Team assistentie van onze Carerix Consultants bij het inrichten / aanpassen van:

  1. Het recruitment proces
  2. E-mail sjabloon teksten en extra e-mails
  3. Tabellen

Door middel van onze Business Scan kunnen onze consultants snel in kaart brengen wat je behoeftes zijn. 

Stap 6: Layout Documenten

De Beheerder is uiteindelijk verantwoordelijk voor de live-gang van de eindgebruikers. Het is belangrijk de applicatie inclusief alle interne werkprocessen goed te testen. Een van die werkprocessen is de layout van documentsjablonen. Veel aangevraagde/aangepaste documenten:

  1. Het cv template sjabloon, voor het voorstellen van kandidaten (kandidaat dossier)
  2. Het “Stuur lijst” sjabloon (voor het aanbieden van een aantal kandidaten aan een selectie contactpersonen)
  • Tip: Natuurlijk kun je meer velden laten opnemen in het cv template.
    Voorbeeld hiervan is de 'Evaluatie-tab' in het Kandidaat-dossier.
    Hier kun je bijvoorbeeld een inleiding invoeren over een kandidaat.
    Vervolgens neem je contact op met de afdeling Projects met het verzoek het sjabloon aan te passen.
  • Tip:
    Onderzoek de Sjablonen bibliotheek voor andere handige documenten en rapportages! 

Stap 7: Sollicitatie formulieren

Voorbeeld voor een koppeling tussen Carerix en de portal formulieren vindt je via de volgende link. Lees de implementatie documentatie door voor aanwijzingen m.b.t. samenwerking met je webbouwer. 

Stap 8: Rapportages, E-mail en document sjablonen

Wij raden je aan de rapportages na Go Live ter hand te nemen.
Ga ja daarvoor naar de Documenten Bibliotheek via het 'Onderhoud | 'Sjablonen' in de Carerix applicatie. Hiervandaan kun je zelf de meest bruikbare sjablonen installeren.

Support bij inrichten

Neem contact op met het Customer Success Team (Support medewerkers, Consultants, Account Managers), zij staan klaar voor:

  • Alle support vragen
  • Aanvragen voor maatwerk
  • Wijzigingen
  • Consultancy

____
Labels: UD-2400

Heeft u het antwoord gevonden?