Waarom een Additionele rol gebruiken?

Als Recruiter werk je voor 2 Vestigingen, op ma/di voor Vestiging A en wo/do/vr voor Vestiging B. Dan is het noodzakelijk om bijvoorbeeld gespreksnotities of intake verslagen te registreren bij die betreffende vestiging. Of je bent Vestigingsmanager van 2 Vestigingen, dan heb je dezelfde uitdagingen.

Stel je voor je werkt voor meerdere Labels/Vestigingen/BV’s met ieder een eigen e-mailadres en communicatie uitingen zoals e-mail handtekeningen.
En je wilt je Notities en andere zaken scheiden per Label/Vestigingen/BV dan kan het handig zijn om te werken met meerdere Additionele rollen.

Deze functionaliteit lost bovenstaande business cases op door Additionele rollen aan een bestaande Carerix gebruiker te kunnen koppelen. 

Wat verandert bij het switchen/schakelen van Additionele rol?

Als je wisselt van rol blijft je Gebruikers naam hetzelfde.
Bij het switchen/schakelen kunnen de hieronder genoemde onderdelen worden vastgelegd/ingericht ;

  • Vestiging
  • Gebruikersrol
  • Configuratie
  • E-mailadres
  • E-mail handtekening

Activeren

Wil je gebruik maken van de Additionele rollen functionaliteit in Carerix?
Neem dan contact op met je Account Manager.

Additionele rollen hebben geen invloed op de hoeveelheid betaalde licenties/seats bij Carerix. 

Additionele rollen toewijzen aan een Gebruiker

Alleen de Beheerder kan Additionele rollen aanmaken.
Hij/zij bepaalt welke Gebruikersrollen gebruikt mogen worden in het proces van het aanmaken van een Additionele rol (je kunt een gebruiker in een Recruiter rol niet toelaten om in een additionele rol Administrator te zijn). 

  • Ga naar 'Beheer' | 'Gebruikers'
  • Open de Gebruikers die je van een Additionele rol wilt voorzien
  • Ga naar de 'Additionele rollen-tab'
  • Klik op [+Nieuw]
    Er wordt een volledige kopie gemaakt van de huidige rol waarbij alles behalve de naam nog aan te passen is. 
  • Vul in :
      - Gebruikersrol
      - Configuratieprofiel
      - Vestiging
      - E-mail adres zakelijk
        !!! Lees hieronder E-mail instelling voor Additionele rol !!
  • De betreffende Gebruiker moet opnieuw inloggen.
    Om de nieuwe functionaliteit,  switchen/schakelen tussen rollen (rechts boven in het scherm) te krijgen.
    Bij het switchen wordt de bovenbalk lichter van kleur ter illustratie dat je in een Additionele rol zit.
    Bij uit- en inloggen wordt de meest recent gekozen rol gestart.
    Het is alleen mogelijk om met de hoofd gebruiker in te loggen, niet per Additionele rol

E-mailadres voor Additionele rol

In een additionele rol dient een ander e-mailadres te worden ingesteld bij 'E-mailinstellingen' dan in de reguliere rol. Indien er geen ander e-mailadres bestaat, dan kun je geen koppeling met de mailserver instellen voor de Additionele rol.

Mailboxen

De verschillende rollen worden intern door Carerix gezien als verschillende Gebruikers.

Dit betekent onder meer dat de mailboxen niet worden gecombineerd. 

Dus:
Als je voor "Rol A" en "Rol B" mail laat ophalen van dezelfde mailbox "gebruiker@klant.nl" dan zal de mail dubbel in Carerix staan.

(1x in de inbox van Rol A en 1x in de inbox van Rol B).
In het algemeen is dit ongewenst. Doe dit dus niet.

In plaats hiervan koppel je de mail alleen voor Rol A.
Wanneer de gebruiker vanuit Rol B toch de mail wil zien kan hij dit eenvoudig doen door te kijken bij "Alle ontvangen e-mail", of door even naar Rol A terug te schakelen.

Instellingen

Kies eerst welke rollen als additioneel mogen worden gebruikt:

  1. Ga naar 'Beheer' | 'Gebruikersrollen'
  2. Open de bovenste rol
  3. Kijk bovenaan: Zet desgewenst een vinkje bij:
    "Kan gebruikt worden als additionele rol"
  4. Kijk onderaan: Zet desgewenst een vinkje bij
    "Kan additionele rollen aanmaken" (wellicht alleen bij "Beheerder"?)
  5. Kies [ > ] (bewaar en volgende)
  6. Herhaal 3/4/5 voor de rest van de lijst

Open nu een gebruiker die je een extra rol wil geven:
Je zult zien dat daar een extra tabblad "Additionele rollen" staat.

  1. Kies [+ Nieuw] om een extra rol aan te maken. 
  2. Dit is als een extra Gebruiker, behalve dat de naam vast staat (en er geen extra kosten voor in rekening voor worden gebracht).
  3. Kies voor deze extra rol
    - een "Rolnaam"
    - een kleur indicatie (om onderscheid te maken tussen andere additionele rollen op de additionele rol-tab)
  4. Vul de overige gegevens in 
  5. [Bewaar] de extra rol

De gebruiker met de extra rol ziet nu rechtsboven een extra uitklapmenu met daarin de rollen die hij heeft.

Verwijderen Additionele rol 

Het verwijderen van de additionele rol kan door de extra gebruiker te verwijderen:

  • Ga naar 'Beheer' | 'Gebruikers'
  • Selecteer de betreffende Gebruiker
  • Kies 'Archiveer'

____
Labels : UD-431, Multi-role, multirole

Heeft u het antwoord gevonden?