Carerix is voorzien van een volledig geïntegreerd e-mail systeem.
Deze pagina beschrijft de verschillende e-mail instellingen.

Carerix, Outlook of beide?

Gebruik Carerix voor het lezen en sturen van e-mail. Carerix verzorgt dan automatisch dossier opbouw door alle in en uitgaande e-mails automatisch in alle relevantie dossiers op te nemen.

E-mail lezen: POP of IMAP?

Ieder e-mail adres in de wereld beschikt over een eigen postbus. Zo'n postbus bevindt zich op een server. Alle e-mail gericht aan uw e-mail adres arriveert eerst in uw postbus. Vervolgens leest u de e-mail in die postbus met behulp van een zogenoemde e-mail reader; bijvoorbeeld Outlook, Carerix, Thunderbird,..

Om met de e-mail reader de postbus uit te lezen gebruikt u in de meeste gevallen IMAP (en soms POP/POP3).

Voor de verschillen tussen de twee protocollen kunt u hier kijken: IMAP of POP.

Werkwijzen

Onderstaande werkwijzen gaan er vanuit dat u het volgende heeft ontvangen van uw email provider:

  • Het adres van de server waarop uw postbus staat - bijvoorbeeld: mail.bedrijfsnaam.nl
  • Een gebruikersnaam - bijvoorbeeld: janjansen@voorbeeld.nl
  • Een wachtwoord

In de meeste gevallen kiezen onze klanten ervoor om ofwel alleen Carerix te gebruiken, ofwel een synchronisatie te laten plaats te vinden met hun mailprogramma (b.v. Outlook of Gmail) of hun smartphone mailprogramma.

Synchroniseren tussen Carerix en uw mailprogramma/device

Wilt u kunnen synchroniseren tussen Carerix en uw mailprogramma voor uw zakelijke mail?

  • Open het gebruiker dossier (Klik op uw naam rechtsboven - "Mijn gegevens" ) en ga naar het onderdeel "E-Mail instellingen".
    Als Beheerder: klik "Overige" | "Gebruikers" en open dan het betreffende gebruiker dossier
  • Vul bij Mailserver het adres van de server in (bijvoorbeeld: servernaam.carerix.com )
  • Vul bij gebruikersnaam de verstrekte naam in. Doorgaans is dat uw mail username of uw volledige e-mailadres.
  • Vul bij wachtwoord het verstrekte wachtwoord in
  • Kies bij type mailserver voor IMAP
  • Kies de volgende instellingen:
    [x] e-mail ophalen van mailserver AAN
    [_] een kopie...laten staan UIT
    [x] Beveiligde verbinding (GEEN/SSL/TLS) → Probeer hier voor TLS te kiezen als dat mogelijk is. SSL mag ook maar dan moet je mailserver up to date zijn. Geen beveiliging wordt streng afgeraden en is niet meer van deze tijd.
  • Klik op de knop "Bewerk mappen" direct daaronder. Het systeem zal nu de bestaande mappen op uw mailserver erbij pakken om deze te kunnen synchroniseren met Carerix. (zie illustratie hieronder)
    Let op! Krijgt u de melding "Inloggen in mailbox niet gelukt", dan heeft u de verkeerde informatie ingevuld (b.v. verkeerd wachtwoord).
  • Zoek de juiste Carerix mappen bij de namen van de mappen op uw mailserver. (bv. 'Sent folder' in de Carerix mail → correspondeert met → '[Gmail]Verzonden berichten' op de mailserver.

Alleen Carerix

Alleen nog Carerix gebruiken voor uw zakelijke email, en verder geen andere mailprogramma's of devices? Doe dan het volgende:

  • Open het gebruiker dossier (Klik op uw naam rechtsboven - "Mijn gegevens" ) en ga naar het onderdeel "E-Mail instellingen".
    Als Beheerder: klik "Overige" | "Gebruikers" en open dan het betreffende gebruiker dossier
  • Vul bij Mailserver het adres van de server in ( bijvoorbeeld: pop.klant.com )
  • Vul bij gebruikersnaam de verstrekte naam in
    Wordt uw email adres verzorgd door Carerix? Dan is de gebruikersnaam gelijk aan uw gehele email adres. Bijvoorbeeld: janjansen@voorbeeld.nl.
  • Vul bij wachtwoord het verstrekte wachtwoord in
  • Kies bij type mailserver voor POP
  • Kies de volgende instellingen:
    [x] e-mail ophalen van mailserver AAN
    [x] een kopie...laten staan AAN
    [x] Beveiligde verbinding (SSL) ←Verbinding via poort 995: Zorg ervoor dat e-mail beveiligd Carerix binnenkomt. Geen beveiliging hebben op zoiets cruciaals is niet meer van deze tijd.

Opmerkingen

  • Als u het e-mail adres eerst met Outlook? Vergeet dan niet de instellingen uit Outlook te verwijderen. Immers, anders blijft ook Outlook proberen uw e-mail uit uw postbus te lezen.
  • Informatie over het instellen van IMAP in Carerix vindt u hier.

Relay

Een alternatief is om in uw e-mailsysteem in te stellen dat binnenkomende e-mail automatisch wordt gerelayed naar uw Carerix adres. Voorbeeld:

Vraag dan aan uw systeembeheerder om in het mail systeem van "uwbedrijf.nl" de volgende relay in te stellen:

Uw mailsysteem zal dan actief de e-mail doorsturen naar het Carerix systeem. In Carerix hoeven dan geen e-mail instellingen te worden ingevuld.

Opmerking

  • Carerix kan tevens de e-mailhostingprovider zijn.

Carerix en Exchange (met Outlook)

Exchange wordt geïnstalleerd op een server en bevat uw e-mail postbus. Met MS-Outlook leest u dan uw postbus in MS-Exchange. Wilt u naast MS-Outlook ook Carerix gebruiken voor het lezen van e-mail? Vraag uw leverancier dan het volgende te doen:

  • POP-Connector (of IMAP) activeren
  • Instellingen overnemen zoals hiervoor beschreven bij Carerix en MS-Outlook .

Opmerkingen

  • Zowel Outlook en Carerix halen nu e-mail op van de Exchange server.
  • Een alternatieve mogelijkheid is de Relay functie van Exchange. Inkomende e-mail wordt voor bepaalde gebruikers dan ge-relayed. Een relay is het doorsturen van e-mail met behoud van originele afzender en onderwerp naar een ander e-mail adres van de gebruiker. Zo wordt bijvoorbeeld iedere inkomende e-mail gericht aan janjansen@voorbeeld.nl in Exchange doorgestuurd aan jan@klantnaam.mail.carerix.net. Op die manier komt iedere email ook in het Carerix systeem terecht. [voor instructies voor instellen Relay, zie hierboven}

Opmerkingen

Om te weten welke IP adressen nodig zijn om de mail goed te laten werken kan je het volgende artikel lezen: IP reeks

E-mailadres voor afzender

Bij een gebruiker in Carerix kan een willekeurig e-mail adres worden ingesteld dat wordt gehanteerd als afzender adres ("From").
Voor meer informatie: Eigen e-mailadres als afzender instellen.

E-mailadressen voor binnenkomende e-mail

Iedere gebruiker binnen Carerix heeft 2 mailadressen:

Tip: Per gebruiker is één POP/IMAP account beschikbaar. Wilt u vanaf meerdere POP/IMAP accounts e-mail ontvangen in Carerix, dan moet u dit buiten Carerix om regelen. Laat bijvoorbeeld e-mail van het ene adres forwarden naar het POP/IMAP adres dat bij Carerix staat ingesteld.

E-mail aliassen

Het afhandelen van generieke mail-adressen dient u buiten Carerix te configureren, door middel van distributie-lijsten of aliassen op de mail-server (in het geval Carerix uw mail hosting verzorgt, kan onze helpdesk uw distributie lijsten voor info@ , vacatures@ enz. instellen).

Verzonden e-mail

  • E-mail verzonden met Carerix is alleen zichtbaar in Exchange/Outlook/mailprogramma mits er via IMAP een mappensynchronisatie plaatsvindt.
  • E-mail verzonden vanuit het andere systeem is ook zichtbaar in Carerix, mits IMAP ingericht staat.

Beleidsthema's en tips

  • Ga voor u zelf na of de geboden e-mail en agenda faciliteiten in Carerix voldoende zijn om daarnaast niet meer met Outlook te werken.
  • Sommige Carerix klanten kiezen ervoor om er twee mail adressen op na te houden:
    j.timmermans@jansenws.nl staat op het visitekaartje, mail gericht aan dit mailadres komt in Outlook.
    johan@jansenws.nl is het from-adres voor mail verzonden met Carerix en tevens het POP/IMAP mailadres dat in Carerix terecht komt.
  • Deze scheiding werkt in praktijk goed omdat 90% van de binnenkomende mail in Carerix een reply is op een mail die vanuit Carerix is gestuurd. Uw relaties hoeven dus niet bewust twee e-mailadressen van u te hanteren.
  • Een ideale situatie met dubbelgebruik van Carerix én Outlook is met de huidige stand der e-mail techniek niet mogelijk; het gaat er dus om een voor uw organisatie praktisch werkbare opzet te kiezen.

Omgaan met gevoelige e-mail

Er zijn een aantal manieren om binnen Carerix met gevoelige e-mail om te gaan:

  • Markeer binnengekomen of uitgaande e-mail als "privé" waardoor deze niet zichtbaar is voor andere gebruikers
  • Binnengekomen e-mail wordt automatisch als "privé" beschouwd als deze het onderwerp "vertrouwelijk" of "confidential" bevat
  • Stel als beheerder van te voren geselecteerde e-mails in van een bepaald contactpersoon om te zorgen dat de e-mails afkomstig van deze persoon niet te zien zijn door andere gebruikers

Werkwijze

  • Ga naar 'Beheer' | 'Gebruikers'
  • Open de gewenste gebruiker
  • Vink één of beide opties aan:
    Inkomende E-mail Vertrouwelijk (Inkomende E-mail wordt standaard op vertrouwelijk gezet)
    Uitgaande E-mail Vertrouwelijk (Uitgaande E-mail wordt standaard op vertrouwelijk gezet)
  • Druk op [Bewaren] 
  • Meld je af en aan in Carerix.

Afsluitend

Carerix biedt een e-mail voorziening die toegespitst is op het werk van de personeelsintermediair. Wij adviseren u zeer beslist slechts bij heel moverende redenen naast Carerix ook Outlook in te zetten binnen uw organisatie.

____
Labels: UD-74

Heeft u het antwoord gevonden?