Je maakt in Carerix gebruik van Facturatie. Hoe werkt facturatie precies en hoe kom ik van plaatsing naar factuur? Dit artikel legt het concept achter facturatie volledig uit.

Basis concept

Carerix kent het factuurdossier. Dit dossier is een verzameling van factuurregels plus extra informatie.
Factuurregels worden op twee manieren aangemaakt: 

  • Handmatig 
  • Op basis van een goedgekeurde weekstaat

Een factuurregel bevat in ieder geval een eenheid en een tarief, bijvoorbeeld: 8 keer €50.

Factuurregels op basis van een weekstaat halen de eenheid op uit de—in de weekstaat—ingevulde uren. Het tarief wordt bepaald door het tarief in de plaatsing (welke we terug zien als een declaratiesoort in de weekstaat). Bij factuurregels die je handmatig aanmaakt vul de eenheid zelf in.

Facturatie vanuit een plaatsing op basis van weekstaten

Het complete proces van plaatsing tot verzonden factuur staat hieronder uiteengezet.

Stap 1. Plaatsing aanmaken

De eerste stap is het aanmaken van een plaatsing:

  1. Open de Match;
  2. Klik op [Maak plaatsing];
  3. Controleer de basis gegevens en bevestig met [Voltooien];

Stap 2. Plaatsing invullen

Een plaatsing kent een aantal onderdelen welke hieronder uiteen zijn gezet:

Status

De status is belangrijk voor het schrijven van weekstaten. Een plaatsing behoort "Actief" te zijn. Carerix herkent een actieve status doordat de status de "JobActiveTag" heeft. Dit wordt ingesteld als volgt:

  1. Ga naar "Onderhoud" | "Tabellen";
  2. Open tabel "Status plaatsing";
  3. Open de tabel regel;
  4. Plaats bij "jobstatusclass" een vinkje bij "JobActiveTag";
  5. Kies [Bewaren] om de tabelregel op te slaan.

Geef de plaatsing een status die een actieve status representeert.

Start en einddatum

De start en einddatum in de plaatsing geven aan wanneer de plaatsing in gaat en wanneer deze eindigt (als de datum niet bekend is maar er wel een vermoeden is, dan wordt deze datum ingevuld in het veld "Verwachte einddatum").

Vul hier de correcte start- en eventueel einddatum in. De startdatum wordt gebruikt voor het tarief.

Verkooptarief

Er kan een verkooptarief worden berekend door "te spelen" binnen het berekeningblad. 

Punt van aandacht: het berekeningblad is een "tool" welke helpt met een berekening. De gegevens worden niet door Carerix gebruikt en zijn enkel ter referentie.

Tarieven

Uren worden middels een weekstaat geschreven op declaratiesoorten. Een declaratiesoort is gekoppeld aan een tarief. In de plaatsing wordt het tarief ingesteld. Deze tarieven kennen in ieder geval een valutaire waarde (verkooptarief) en een termijn waarin deze geldig is. Een kandidaat kan alleen uren schrijven als:

  • er een verkooptarief is gedefinieerd in de plaatsing welke is gekoppeld aan een declaratiesoort ;
  • dit tarief geldig is voor de datum waar de uren op worden geschreven (begindatum moet dus op of voor die datum liggen, einddatum op of na die datum).

De begin- en einddatums maken het mogelijk om meerdere tarieven te definiëren over een langere periode. Bijvoorbeeld: In de proeftijd werkt de kandidaat voor een goedkoper tarief. Er kunnen nu alvast twee tarieven worden gedefinieerd; een voor de proeftijd en een voor daarna.

Tarieven configureren nader verklaard

De beheerder configureert tarieven in het Carerix systeem. Dit gebeurt in de tabel "Tarieven". Een tariefsoort bevat de volgende onderdelen:

  • Titel—deze verschijnt in het pull-down lijstje in de plaatsing;
  • Eenheid—bijvoorbeeld dag, uur, km;
    - NB. De eenheid van het tarief moet overeenkomen met de eenheid van de declaratiesoort die is aangekoppeld. Als de eenheid van de declaratiesoort "Uur" is, dan moet de eenheid van het tarief ook "Uur" zijn;
  • Declaratiesoort—deze worden in de tabel declaratiesoort gedefinieerd en komen terug op de weekstaat. De kandidaat selecteert dus een declaratiesoort, die is via dit veld gekoppeld aan het tarief;
  • Tariefsoort—om aan te geven wat voor soort tarief het is zoals een inkoop-, verkoop-, overwerktarief.

Declaratie soorten nader verklaard

De declaratiesoort wordt gebruikt om uren op te schrijven. In de plaatsing wordt de koppeling tussen een declaratiesoort en een bedrag gemaakt via het tarief. Declaratiesoorten worden in de tabel "Declaratiesoort" gedefinieerd. Een declaratiesoort bevat in ieder geval een naam en een eenheid (uur, dag etc) Daarnaast bevat de declaratiesoort een klasse.

  • Interne uren—plaats hier een vinkje als het een declaratiesoort voor de interne plaatsing betreft†;
  • Aftrekken van vakantie-uren—houd u vakantie-uren administratie bij? plaats dan een vinkje als de ingevulde uren afgetrokken moeten worden van het vakantie saldo (in de praktijk plaats je deze dus voor een declaratiesoort die "verlof" representeert);
  • Optellen bij vakantie-uren—plaats hier een vinkje als de ingevulde uren opgeteld moeten worden bij het vakantiesaldo (bijvoorbeeld tijd voor tijd);
  • Overwerkuren—om aan te geven dat deze declaratiesoort voor overwerk wordt gebruikt;
  • Lege weekstaatregel voor deze declaratiesoort—maak in de weekstaat automatisch een regel aan voor deze declaratiesoort;
    - Let op: deze is alleen voor interne declaratiesoorten;
  • Lege weekstaatregel voor iedere plaatsing—maak automatisch een lege weekstaatregel aan voor iedere plaatsing;
  • Vul weekstaatregel voor iedere plaatsing—vul de weekstaatregel automatisch in met de waarden die in Plaatsing | basistab | Uren te werken op staan;
  • Niet meetellen als werkuren (bijvoorbeeld kilometers of stand-by uren)—plaats hier het vinkje als de waarde ingevuld geen "werkuren" betreft;

De interne plaatsing is een plaatsing die "onder water" beschikbaar is. Deze wordt gebruikt om "interne" uren te kunnen schrijven: uren die niet aan de plaatsing zijn gerelateerd zoals bijvoorbeeld studie, ziekte, bijzonder verlof. Iedere kandidaat kan uren schrijven op de interne plaatsing.

Facturatieperiode

De facturatieperiode is de periode die aangeeft wanneer een weekstaat gefactureerd mag worden.

  • Bij een maandelijkse facturatieperiode mag de weekstaat pas in de volgende maand gefactureerd worden (een weekstaat voor de maand mei mag pas in juni gefactureerd worden);
  • Bij een vier wekelijkse facturatieperiode mag de weekstaat pas in de volgende periode van vier weken gefactureerd worden;
  • Bij een twee wekelijkse facturatieperiode mag de weekstaat pas in de volgende periode van twee weken gefactureerd worden;
  • Bij een facturatieperiode "project afgerond" wordt de weekstaat pas gefactureerd als de ingevulde einddatum van de plaatsing is verstreken. Zie ook hieronder.
  • Indien geen facturatieperiode wordt ingevuld, gaat Carerix uit van een wekelijkse facturatieperiode.

NB.
Indien je bij facturatieperiode kiest voor twee- of vierwekelijks, dan zal week 53 als een eigen periode worden gezien.

Facturatieperiode project afgerond

Carerix biedt de mogelijkheid om weekstaten pas te laten factureren op het moment dat het project is afgerond. Hiervoor stelt de beheerder het volgende in:

  1. Ga naar "Onderhoud" | "Tabellen" | Tabel 'Facturatieperiode';
  2. Maak een nieuw item in en geef deze als "invoiceperiodclass" de waarde "valuta" mee;
  3. Klik op [Bewaren] om de tabelregel op te slaan.

Samenvatting correct ingevulde plaatsing

De goed ingevulde plaatsing bevat nu dus de volgende onderdelen:

  • De plaatsing heeft een status die een "actieve plaatsing" representeert;
  • Er is een geldig verkooptarief ingevuld in de plaatsing;
  • Dit tarief is gekoppeld aan een declaratiesoort;
  • De startdatum van de plaatsing en het tarief ligt op vandaag of in het verleden.

Stap 3. Weekstaat invullen

Nu de plaatsing correct is ingevuld kan de kandidaat weekstaten schrijven.
Hiervoor kan de kandidaat toegang tot het Carerix systeem krijgen.

Stap 4. Ingevulde weekstaten goedkeuren

NB.
Als in de plaatsing in het veld "Goedkeuring weekstaten" de waarde "Goedkeuring uren niet nodig" staat ingesteld, dan kan deze stap overgeslagen worden.

Als een weekstaat is ingevuld moeten de uren worden gecontroleerd en geaccordeerd alvorens deze in het facturatie-proces gebruikt kunnen worden. Doe dit als volg:

  1. Open de 'Dossiers' | 'Plaatsing;
  2. Klik op het tabblad "Weekstaten";
  3. Open de weekstaat en controleer de uren;
  4. Verander de status van de regel naar "Goedgekeurd";
  5. Klik op [Bewaren] om de weekstaat op te slaan;

Tip:
Weekstaten kunnen vanuit het overzicht ook worden goedgekeurd door deze te selecteren en onderaan te kiezen voor "Kies actie" > "Zet goedgekeurd" > [OK].

Stap 5. Weekstaten factureren

Goedgekeurde weekstaten kunnen gefactureerd worden. Het is mogelijk om van weekstaat naar factuur te gaan in één proces. Dit gaat als volgt:

  1. Klik op "Financieel" | "Facturen";
  2. Klik op [Maak facturen]— Je komt bij Stap 1 van 2, selecteren weekstaten;
  3. Selecteer de weekstaten die je graag wilt factureren door deze aan te vinken;
  4. Klik op [Maak factuurregels]— Je zult nu zien dat de geselecteerde weekstaten die gefactureerd mogen worden van het systeem uit het overzicht verdwijnen;
  5. Klik op [Verder]—Je komt bij Stap 2 van 2, Selecteren factuurregels;
  6. Selecteer de factuurregels die je tot facturen wilt verwerken;
  7. Klik vervolgens op [Voltooien];
  8. De facturen zijn nu aangemaakt—dit zijn concept facturen.

Opmerkingen:

  • Indien een concept-factuur niet goed is, maak deze dan NIET definitief. Als je dan het factuur wil wijzigen (om bijvoorbeeld een fout te corrigeren) dan kan dit alleen via creditatie.
  • Carerix houdt automatisch rekening met de facturatie-periode. Weekstaten kunnen pas factuurregels worden als de facturatie-periode in de plaatsing dit toestaat;
  • Weken waarin een maand overgang plaats vind zullen enkel voor de uren die aan de facturatie-periode voldoen gefactureerd kunnen worden.
    Bij een maandelijkse facturatie kan de weekstaat voor de laatste dagen van mei/eerste dagen van juni maar voor een deel gefactureerd worden in de maand juni. In de maand juli kunnen dan de uren van de eerste dagen van juni worden gefactureerd.
  • Factuurregels met status "Factureerbaar" kunnen worden gefactureerd.

Stap 6. Concept facturen definitief maken

Een concept factuur is een factuur welke nog gewijzigd mag worden. Een conceptfactuur kunt u dus verwijderen of aanpassen. Als een conceptfactuur in orde is en werkelijk gefactureerd mag worden, dan doet u daarvoor het volgende:

  1. Ga naar 'Financieel' | 'Facturen' | tabblad 'Concept';
  2. Selecteer de facturen die "Definitief" mogen worden;
  3. Klik op "Kies actie" (onderaan de lijst) > Zet definitief > [OK];
  4. Pas indien gewenst de factuurdatum en indien mogelijk het startnummer aan;

De facturen zijn nu definitief, wijzigingen kunnen niet meer aangebracht worden.

NB.
 Indien een concept-factuur niet goed is, maak deze dan NIET definitief. Als u dan het factuur wil wijzigen (om bijvoorbeeld een fout te corrigeren) dan kan dit alleen via creditatie.

Facturatie op basis van handmatige factuurregels

Binnen Carerix kan ook gefactureerd worden middels handmatige factuurregels. De handmatige factuurregels worden aangemaakt bij een opdrachtgever, vacature, publicatie of plaatsing (en zijn dus beschikbaar voor Carerix edities waar facturatie is ingericht. Dit kan een Recruitment, Staffing of Staffing met weekstaten editie zijn).

Stap 1. Handmatige factuurregel aanmaken

Een handmatige factuurregel maak je als volgt aan:

  1. Open de 'Vacature' | 'Publicatie' | 'Plaatsing';
  2. Klik op het tabblad "Factuurregels";
  3. Klik op [Nieuw].

De factuurregel bevat de volgende onderdelen:

Dienst

De dienst wordt gedefinieerd in de tabel "Dienst". Doe dit als volgt:

  1. Ga naar 'Onderhoud' | 'Tabellen' | Tabel 'Dienst';
  2. Klik op [Nieuw];
  3. Vul de velden in:
  • Nederlands—vul hier de naam/omschrijving in;
  • Dienst klasse—deze tags worden gebruikt om het type dienst te definiëren zodat Carerix weet wat voor dienst het betreft (zie hier onder);
  • Standaard bedrag—vul hier een standaard bedrag in. Dit bedrag wordt automatisch ingevuld voor een factuurregel voor deze dienst (dit bedrag kan uiteraard aangepast worden in de factuurregel).

Opmerking
De default ingestelde dienst van de tabel Dienst wordt alleen gebruikt als er voor de betreffende tag geen Dienst gevonden kan worden.

Dienstklasse tags

De dienstklasse tags worden gebruikt om de "entiteit" aan te geven van de dienst.

  • ServiceStaffing voor factuurregels met betrekking tot Weekstaten;
  • ServicePublication voor factuurregels met betrekking tot Publicaties;
  • ServiceRecruitment voor factuurregels met betrekking tot Vvacatures;

Voorbeeld: diensten met de "ServicePublicationTag" zijn alleen voor diensten die een publicatiedossier betreffen.

Facturatie datum

Het veld "Factureren" bepaalt wanneer de factuur gefactureerd mag worden:

  • As soon as possible: de factuur mag gelijk gefactureerd worden en heeft geen termijn;
  • On or after date…—de factuur mag gefactureerd worden op/na de datum die je in het veld "Facturatiedatum" invult (alleen beschikbaar als deze optie is gekozen);
  • On conditions…—de factuur mag alleen gefactureerd worden als aan voorwaarden is voldaan. Deze omschrijf je in het veld "Voorwaarden" (alleen beschikbaar als deze optie is gekozen);

Opmerking
Alleen bij de eerste twee opties zal Carerix rekening houden met wanneer de factuur gefactureerd mag worden. Bij de laatste optie houdt Carerix hier niet automatisch rekening mee.

Overige velden

  • Omschrijving op factuur—in dit veld wordt een omschrijving/specificatie van de dienst vast gelegd. Standaard waarde is de vacature titel;
  • Bedrag per eenheid—hier vul je het bedrag in zoals een tarief.
  • Aantal eenheden—hier vul je het aantal eenheden in;
  • Eenheid—hier vul je in wat voor eenheid het betreft, bijvoorbeeld uur, dag, kandidaat;
  • Kortingspercentage—hier vul je een kortingspercentage in indien van toepassing. Deze wordt gebruikt voor het berekenen van het totaal;
  • Totaal—dit veld berekent automatisch het bedrag op basis van het bedrag per eenheid, het aantal eenheden en het kortingspercentage.
  • Notities—gebruik dit veld om notities te documenteren.

Inkoop factuur details

Voor het vastleggen kosten die gemaakt zijn die betrekking hebben op deze factuurregel plaats je een vinkje bij "inkoopfactuurdetails". Je krijgt de volgende extra velden:

  • Inkoopbedrag (excl BTW)—vul hier het inkoopbedrag in;
  • Inkoopomschrijving—vul hier een omschrijving in van de gemaakte afspraken;
  • Leverancier—via de knop [Selecteren…] je kunt een leverancier opzoeken en deze koppelen (dit zijn opdrachtgevers waar een vinkje staat bij "is leverancier")

NB. Het vinkje wordt aangezet bij automatisch gegenereerde factuurregels (op basis van weekstaten) indien het "Inkooptarief" in de betreffende tariefregel is ingevuld. De Inkoopfactuurdetails worden dan ook zo veel mogelijk ingevuld. Dit zou je niet zien als het vinkje uit stond. 

Stap 2. Handmatige factuurregels factureren

Het factureren van de zojuist aangemaakte handmatige factuurregel gaat als volgt:
Na het aanmaken heeft de factuurregel standaard de status 'Concept'. Zet deze op 'Factureerbaar':

  1. Onder 'Factuurregels' ga naar tabblad 'Concept'
  2. Selecteer de gewenste regel
  3. Kies Actie: 'Zet factureerbaar'

Vervolgens kan de factuur gemaakt worden:

  1. Klik op "Financieel" | "Facturen";
  2. Klik op [Maak facturen]—Je komt bij Stap 1 van 2, selecteren weekstaten;
  3. Klik op [Verder]—Je komt bij Stap 2 van 2, Selecteren factuurregels;
  4. Selecteer de factuurregels die je tot facturen wilt verwerken;
  5. Klik vervolgens op [Voltooien];
  6. De facturen zijn nu aangemaakt—dit zijn concept facturen.

Opmerking: uiteraard kunnen factuurregels op basis van weekstaten ook geselecteerd worden en samen met een handmatig aangemaakte regel op een factuur komen.

Facturatie vanuit meerdere vestigingen

Het kan voorkomen dat je facturen wilt versturen vanuit verschillende vestigingen. Iedere vestiging heeft dan een eigen reeks factuurnummers. Dit deel legt uit hoe je dit instelt.

Waarschuwing: Zet deze functionaliteit niet zomaar aan of uit.

Aanzetten facturatie vanuit meerdere vestigingen

  1. Log in als Beheerder;
  2. Ga naar "Onderhoud" | "Vestigingen" | tabblad 'Alle vestigingen';
  3. Open de vestiging die nu zijn eigen nummerreeks moet gaan krijgen;
  4. Klik op het slotje achter Facturatievestiging [X] Uit naam van deze vestiging kunnen facturen worden verstuurd;
    - Er zal een waarschuwing verschijnen;
  5. Indien je er zeker van bent dat je de functionaliteit aan wilt zetten, plaats je het vinkje;
  6. Vul de facturatiegegevens in (zoals bank- en rekening-nummer);
  7. Klik op [Bewaren] om de gegevens op te slaan.

De facturatie werkt nu zoals hierboven beschreven met dat verschil dat iedere vestiging een eigen factuurnummerreeks heeft. Deze stel je in bij het definitief maken van de concept-facturen.

Tips facturatie vanuit meerdere vestigingen

  • Controleer met proefplaatsingen gerelateerd aan de nieuwe facturatievestiging of de"niet oud huidige factuursjabloon de juiste vestiging herkent;
  • Indien je met een "maatwerk" factuursjabloon werkt, richt u zich tot uw leverancier voor mogelijke aanpassingen op het sjabloon.

Om facturatie periode heen werken (facturatie termijn negeren)

Soms kan het op incidentele basis nodig zijn om de facturatie periode te negeren. Doe dit als volgt:

  1. Open de goedgekeurde weekstaat;
  2. Klik op de knop [Maak factuurregels];
    - Er wordt nu een factuurregel aangemaakt met status "factureerbaar/invoicable";
  3. Ga naar "Facturen" > [Maak facturen];
  4. Klik op [Verder] (er hoeft geen weekstaat geselecteerd te worden want er is al een weekstaatregel) gemaakt bij stap 2);
  5. Vink de factuurregel aan en vervolg het proces als gebruikelijk.

Opmerkingen

  • Als de ingestelde facturatieperiode onwenselijk is, pas deze dan aan in de plaatsing.
  • De facturatie periode wordt alleen gebruikt als check bij het omvormen van weekstaatregels tot factuurregels in het reguliere facturatie-proces. Bij het omvormen van factuurregels tot factuur wordt niet meer gerefereerd naar de facturatie periode.

Factuurnummering

Een factuur nummer is een oplopend nummer (van 1 tot 9999999). Begin op 1 januari met een nieuwe reeks factuurnummers door het volgende te doen: Kies bij het startnummer van uw eerste factuur het jaartal gevolgd door het beginnummer (bijv. 20110001). De volgende factuur die je definitief maakt bevat automatisch het volgende nummer (bijv. 20110002). Doe dit als volgt:

  1. Vink de concept facturen aan die u definitief wil maken;
  2. Onderaan de lijst: Kies [Actie] > Maak definitief > [OK];
  3. Vervolgens krijg je de mogelijkheid om de factuurdatum en het startnummer aan te passen;
  4. Vul als nummer 20110001 in;
  5. Vervolg de stappenHet eerste factuur zal 20110001 als nummer hebben, de volgende 20110002 etc

NB.
Factuurnummers zijn altijd opvolgende reeksen. Je kunt dus alleen hogere nummers gebruiken, nooit lagere.

Heeft u het antwoord gevonden?