Je wilt graag CalendarSync - Google gebruiken in Carerix?
Neem dan contact op met je Accountmanager voor meer informatie.

Als je CalendarSync hebt afgenomen, dan richt Carerix de applicatie zo in dat je eenvoudig kunt beginnen met synchroniseren. 

Indien je nog geen Google account hebt maakt u deze aan bij Google;
Dit mag een gratis of betaald (zakelijk) account zijn.

Stap 1. Instellen synchronisatie in Carerix

  • In Carerix, ga rechts bovenin Carerix naar "Mijn gegevens";
  • Klik op 'Kies document' en op 'CxCalendarSync';
  • U krijgt dan onderstaand scherm te zien: 
  • Klik op de knop [Setup];
  • Je krijgt nu de mogelijkheid om op Google in te loggen (als je nog niet ingelogd bent) of om een account te kiezen als je met meerdere accounts bent ingelogd;
  • Klik op [Toegang toestaan] ([Allow access]) om Carerix toegang te geven tot je Google kalender.
    Google en Carerix zullen vanaf nu alle nieuwe afspraken die je invoert en alle reeds bestaande afspraken die je wijzigt met elkaar synchroniseren.  
  • Na afloop kun je het meldingsscherm sluiten.

Opmerkingen:

  • Er kan enige tijd verstrijken tussen het aanmaken van een Afspraak (in Carerix of Google) en het zichtbaar worden "aan de andere kant".
    Dit heeft te maken met de frequentie waarmee informative met Google kan worden uitgewisseld.
  • Afspraken die zijn aangemaakt voorafgaand aan het moment van activering van de CxCalendarSync worden niet met terugwerkende kracht gesynchroniseerd (dit geldt ook voor herhaalde afspraken waarvan de start-afspraak in het verleden ligt).  Wil je deze nu toch synchroniseren? Pas dan de afspraak aan door bijvoorbeeld een punt in het notitie-veld toe te voegen en de afspraak vervolgens op te slaan.

Stap 2. Configuratie van uw andere cliënts

Stel vervolgens je Google account in op uw mobile device (bijvoorbeeld iPad, iPhone, Android toestel) en/of desktop (bijvoorbeeld Microsoft Outlook of Apple iCal).

Mobile devices

Wil je de Carerix agenda synchroniseren met de agenda op uw mobiele telefoon?
Zie dan hieronder:

iOS device met iOS 6 of hoger

Voor Apple iPhone/iPod Touch/iPad:

  1. Ga naar Instellingen;
  2. Tap op e-mail, contacten, agenda's;
  3. Tap op "Voeg account toe";
  4. Kies "Gmail"
  5. Vul de gegevens in:
    Naam => Je naam (deze wordt tevens gebruikt als afzender);
    E-mail => Je e-mailadres bij Google
    (dit kan Gmail zijn of een eigen domein adres als u deze bij Google heeft ondergebracht);
    Wachtwoord => Je wachtwoord;
    Beschrijving => dit is automatisch uw e-mailadres maar dit kan u wijzigen naar een beschrijving naar keuze;
  6. Tap [Volgende]
  7. Zorg dat Mail, agenda's, notities aangevinkt zijn (dit is standaard);
  8. Tap [Bewaar]; Je account wordt toegevoegd

Vervolgens is de kalender beschikbaar in de iOS Agenda app.

Zie ook de website van Google

Android device

Voor o.a. Samsung Galaxy tab, Samsung Galaxy phones, Sony Xperia, HTC Desire,
zie ook de website van Google

Windows phone

Voor o.a. Nokia Lumia, MS Surface, Windows Phone en Huawei Ascend W1,
zie ook de website van Microsoft

Windows Mobile

Zie hiervoor de website van Google

Desktop cliënts

Wil je de Carerix agenda synchroniseren met de agenda op uw desktop?
Zie dan hieronder:

Apple iCal :
Voor het synchroniseren van de standaard kalender in Apple Mac OS X (iCal),
zie de pagina van Google.

Mozilla Thunderbird :
Voor het synchroniseren van Mozilla software (Thunderbird/Sunbird),
zie hiervoor de pagina van Google

Handmatig synchroniseren

Het synchroniseren gebeurt automatisch: één keer per drie minuten voor actieve gebruikers en één keer per vijftig minuten voor inactieve gebruikers.
Door de rapportage weer aan te roepen kun je handmatig op de [Synchronize] knop drukken om tussentijds te synchroniseren.

Zie ook de afbeelding:

Synchroniseren stoppen

Om het synchroniseren te stoppen doe je het volgende:

  1. Ga naar de pagina van Google en log in;
  2. Klik op [Toegang intrekken] om de toegang in te trekken;
  3. Carerix zal dan niet meer synchroniseren met Google.

Herhalende afspraken

De manier waarop Carerix omgaat met herhaalde afspraken verschilt met de manier waarop Google dit doet.
Hieronder een overzicht van bekende issues.
Op het moment dat CxCalendarSync tegen een issue aan loopt krijg je altijd automatisch een bericht met instructies.

Uitzondering op een herhalende afspraak

Indien er in de agenda een uitzondering wordt gemaakt op een herhalende afspraak (door verwijdering/verplaatsing) krijg je het volgende bericht:

Uw Google agenda bevat een uitzondering op een herhalende afspraak.
Dit komt door een verwijderde/verplaatste afspraak. Carerix staat zulke uitzonderingen niet toe.

Tip: Voeg een extra afspraak toe aan uw agenda om u aan deze uitzondering te herinneren.

Herhalings patroon wordt niet ondersteund

Indien het herhalings-patroon wat je hebt ingevoerd in Google niet wordt ondersteund in Carerix krijg je het volgende bericht:

Onderstaande afspraak bevat een niet ondersteund herhalingspatroon.
Deze afspraak is namelijk herhalend op meerdere dagen van de week, waarvan er één op zondag is, en om de paar weken. Dit leidt in Carerix tot een ander patroon dan in Google, omdat het begin van de week anders wordt afgehandeld.
Let op: Deze afspraak is wel gesynchroniseerd

Tip: Splits deze afspraak op in twee wekelijkse herhalingen; één voor de zondag, en een voor de rest van de dagen. Het herhalingspatroon zal dan in beide agenda's wel gelijk zijn.

Dagelijkse herhaling

Afspraken met dagelijkse herhaling worden niet ondersteund.
Je krijgt het volgende bericht:

Uw google agenda bevat een afspraak die niet gesynchroniseerd kan worden. Dit komt doordat Carerix geen dagelijks herhalende afpraken ondersteunt

Tip: De meeste dagelijkse herhalingen kunnen net zo makkelijk worden omschreven d.m.v. een wekelijkse herhaling op specifieke weekdagen. Als u uw dagelijkse herhaling door één of meerdere wekelijkse herhalingen vervangt, komen deze afspraken wel in uw Carerix agenda te staan.

Opmerkingen en bekende issues

Visible for all users met de Carerix-optie "Visible for all users" wordt geen rekening gehouden in de koppeling Attendees Voor het wegschrijven van de attendees wordt in Carerix gezocht naar gebruikers met hetzelfde e-mailadres.
Als die niet voorkomen, dan worden ze bij Attendees (other) geplaatst in Google.
Resources worden tevens vaak gebruikt als locaties, aangezien het reserveren van een ruimte ermee geregeld kan worden. Daarom komen Resources (faciliteiten in Nederlandse apps) in het locatie veld in Google; 

Dagelijkse herhaling
Dagelijkse herhaling wordt niet ondersteund.
Je krijgt een bericht indien u een afspraak maakt met dagelijkse herhaling.
Het maken van een uitzondering in een herhalende reeks afspraken wordt niet ondersteund. 

Afspraken tot in het oneindige
Deze worden in principe niet ondersteund door Carerix maar wel gefaked door de einddatum ver in de toekomst te plaatsen (bijvoorbeeld 2078-12-31).

Reminders
Als de tijd van een reminder is ingesteld op een aantal minuten die in Carerix niet beschikbaar is, dan zal de tijd worden afgerond naar de dichtstbijzijnde waarde die wel in Carerix beschikbaar is.

Bevestiging bij aangepaste afspraak verdwenen
Als deelnemers hun komst hebben bevestigd en de afspraak wordt nadien aangepast, dan wordt de bevestiging verwijderd omdat er opnieuw bevestiging nodig is voor de nieuwe tijd.
Immers: het kan zijn dat door het verschuiven van de afspraak deelnemers niet meer kunnen deelnemen.

Conflicten
Bij conflicten wordt de laatst aangepaste afspraak als leidraad genomen. Uitgenodigde zonder e-mailadres Google vereist dat een uitgenodigde een e-mailadres heeft. Als je daarom een afspraak maakt in Carerix, en daarbij een contactpersoon zonder e-mailadres uitnodigt, dan kan deze niet naar Google gesynchroniseerd worden. Om die reden wordt deze gebruiker genegeerd door de koppeling, en dus niet toegevoegd in Google. Ook wordt deze, als je een aanpassing in je Google agenda maakt, niet uit je Carerix agenda afspraak verwijderd. Een eenvoudige oplossing is om aan de contactpersoon een email adres toe te voegen en de afspraak een klein beetje te veranderen (bv: een punt zetten in het opmerkingen veld). Je afspraak zal daarna wel volledig naar Google gesynchroniseerd worden.

Notitie TOKEN:

Voor iedere Actieve gebruiker heeft Carerix een notitie aangemaakt waarvan het onderwerp begint met TOKEN: de inhoud begint met CxCalendarSync.
Deze zijn nodig voor het correct fungeren van de koppeling.
Verwijder deze notities nooit.

Labels : UD-242 

Heeft u het antwoord gevonden?