Dit artikel beschrijft het proces en de opbouw van de Leads/Opportunity functionaliteit in Carerix. De Lead sectie is bedoeld voor het gebruik voor de Marketing afdeling, waar de Opportunity sectie meer voor Accountmanagement bedoeld is. Leads en Opportunities zijn twee aparte onderdelen van het Salesproces die aan elkaar gekoppeld kunnen worden. Tegelijkertijd hebben ze wel aan compleet verschillende workflow die bestaat uit hun eigen fasen, groepen, procedures, triggers, sjablonen, dashboards, bronnen, opdrachtgevers, contactpersonen en vacatures. Leads en Opportunities kunnen relaties hebben met verschillende vacatures, maar een vacature kan alleen maar gekoppeld worden aan 1 lead en 1 opportunity. Contactpersonen kunnen wel meerdere koppelingen/relaties met Leads en Opportunities hebben, wat zorgt voor flexibiliteit.

Op ons YouTube kanaal vind u de instructievideo

Activering 

Op de Instellingen pagina vind je onder het kopje 'Algemeen' de activatie setting voor Leads en Opportunities. Navigeer naar het veld "enableSalesProcess" en druk op de "Activate" knop. 

De Sales functionaliteit zal ongeveer 10-15 minuten na de activatie in werking gesteld worden. Log uit en weer in, en de opties zijn zichtbaar.

Veranderingen in de applicatie 

Leads en Opportunities gedragen zich als dossiers zoals bijvoorbeeld Vacatures en Matches, die je kunt koppelen aan Contactpersonen en Opdrachtgevers, en waar je activiteiten en e-mails aan op kunt maken. Alle activiteitsoorten en koppelmogelijkheden uit andere dossiers zijn hier ook van toepassingen. De grootste verandering in het systeem na de activatie van Leads en Opportunities zijn te vinden in de Contextbalk->De Vacature optie in de contextbalk is nu een Lead/Opportunity/Vacature sectie geworden en toont nu een Lead, Opportunity of een vacature, uitgaande van wat er het laatste gebruikt/geopend is.

Configuratie

Gebruikersrollen 

Via gebruikersrollen kan er gekozen worden om de opties voor Leads en Opportunities beschikbaar te stellen voor verschillende gebruikersrollen, en verdere configuratie voor het zien, aanmaken en verwijderen van acties. Er kan gekozen worden om alleen gebruik te maken van Leads, of alleen van Opportunities, indien gewenst.

Document/Email sjablonen 

De salesfunctionaliteit is toegevoegd bij document- en e-mailsjablonen. "Zichtbaar bij" heeft nu nieuwe opties in het dropdown menu: Leadfase, Opportunityfase. Een nieuwe lijst met beschikbare fasen is zichtbaar nadat er gekozen is voor "Lead/Opportunityfase".

Lead/Opportunity Fasen 

Lead/Opportunityfasen worden aangepast via de Lead/Opportunityfasen modules, die beschikbaar zijn in het Onderhoudsmenu. De fasenamen zijn meertalig, dus de naam van de fase toont een tekstveld voor iedere vastgelegde systeemtaal. De Lead/Opportunityfasen gedragen zich hetzelfde als Matchfasen, met een index, een activatie checkbox, een optie tot een standaardfase, een eindfase optie, het kiezen van kleuren, gekoppelde e-mail sjablonen, mogelijke gekoppelde documentsjablonen, mogelijke volgende/vorige fasen, gerelateerde procedures en fasegroepen (die aan te maken zijn via Tabellen), codevelden voor rapportages en instructies. 

Tabellen 

Zoals eerder gezegd, is het mogelijk om tabellen aan te maken voor zowel Leads als Opportunities. Ze hebben beiden 8 nieuwe tabelsoorten erbij gekregen.

  1. Attribuut
  2. Categorie
  3. Groep lead
  4. Priorititeit
  5. Procedure
  6. Rol
  7. Bron
  8. Fasegroep

Het aanmaken van Leads en Opportunities

Om nieuwe Leads en Opportunities in het systeem aan te maken is er het bekende "+" knopje in het menu aan de rechterkant en hebben beiden in het overzicht een "Nieuw" knop.

Stap 1 

Stap 1 zet de opdrachtgever connectie vast. De opdrachtgever kan genomen worden uit de contextbalk, door een geheel nieuwe aan te maken, of door een bestaande opdrachtgever te gebruiken. Als je een Lead aanmaakt heb je nog een extra optie genaamd "Geen", waarin je meteen meegenomen wordt naar stap 3, zonder een contactpersoon of een opdrachtgever aan te maken of te koppelen.

Stap 2 

Stap 2 zet de contactpersoon connectie vast. De opdrachtgever kan genomen worden uit de contextbalk, door een geheel nieuwe aan te maken, of door een bestaande opdrachtgever te gebruiken. Als je een Lead aanmaakt heb je nog een extra optie genaamd "Geen", waarin je meteen meegenomen wordt naar stap 3, waar een opdrachtgever al aangemaakt is, maar de contactpersoon niet gekoppeld wordt.

Stap 3 

Stap 3 maakt de lead/opportunity aan. De lead/opportunity kan gekozen worden uit de contextbalk, de 2e optie is 'vind een bestaande lead/opportunity en maak een kopie' wordt weergegeven als eerder gekozen contactpersonen al gekoppeld zijn aan bestaande lead/opportunity dossiers. De 3e optie is altijd beschikbaar, "Creeer een nieuw opportunity/lead dossier".

Leads en Opportunities onderdelen

Functionaliteiten Overzichtspagina

Zodra je op de Lead of Opportunity optie drukt in het Dossier menu, bevind je je in het "Fase groep" overzicht van Leads/Opportunities. Deze lijkt op het Matchesoverzicht, met een tab voor iedere Lead/Opportunity fasegroep, waarin de Leads/Opportunities fasen zich bevinden. Je vindt hier ook tabs voor “Mijn Leads”, “Leads van mijn vestigingen” en “Alle Leads”. Alle tabs hebben een "Nieuw" knop, een bulk actielijst, een eenvoudige zoekopdracht, een uitgebreide zoekopdracht, de mogelijkheid tot printen, een set rapportages en een preview scherm.

Functionaliteiten Detailpagina

De detailpagina voor Leads/Opportunities is vergelijkbaar met de detailpagina voor Vacatures, met de volgende tabs en acties:

  1. Basis tab
  2. Bewaren (Alle aanpassingen worden opgeslagen in het dossier)
  3. Print (Gebruik het printsjabloon voor het Lead/Opportunity dossier)
  4. Koppel (Opportunity dossier heeft Contactpersoon en Opdrachtgever onderdelen. Lead heeft Contactpersoon, Opdrachtgever en Opportunity)
  5. + Opportunity (Alleen het Lead dossier heeft deze knop. Net als een Match een knop heeft om vanuit de Match een Plaatsing aan te maken. Deze knop maakt een Opportunity aan vanuit een Lead. Het heeft ook ijn weerslag op de Eindfase van de Leadfasen; er moet een standaard eindfase zijn net zoals in Matches. Het eindresultaat is een Opportunity met een gekoppelde Lead.
  6. Annuleren (Sluit het dossier zonder de veranderingen op te slaan.)

Tabs 

De toolbar van de Basis tab bevat Fase in plaats van Status en is in functionaliteit identiek aan de faseselectie in de Match. Dus wanneer een Fase is veranderd, worden de e-mail en document uitklapmenu's veranderd. 

Vacatures tab: 

Lead/Opportunity kan aan verschillende Vacatures gekoppeld worden. De Vacatures tab heeft twee knoppen: Nieuw (Voor het maken en koppelen van nieuwe vacatures) en Toevoegen (Voor het koppelen van al bestaande vacatures)

Contactpersonen tab: 

Lead/Opportunity kan meerdere contactpersonen hebben met verschillende rollen die gevuld worden door de tabel Rollen voorLead/Opportunity. De Contactpersonen tab heeft 2 knoppen: Nieuw (Voor het maken en koppelen van nieuwe contactpersonen) en Toevoegen (Voor het koppelen van al bestaande contactpersonen) Als de rol van de contactpersoon NIET op Hoofdcontactpersoon of Tekenbevoegde staat, dan kan de rol veranderd worden in de contactpersonen lijst.

Activiteiten tab: 

Er is een mogelijkheid tot het aanmaken van een activiteit die gerelateerd is aan de Lead/Opportunity. De Nieuw knop is beschikbaar in de tab Activiteiten van het Lead/Opportunity dossier. Uiteraard kan er ook een activiteit aangemaakt worden in het Lead/Opportunity/Vacature deel van de contextbalk. Beide opties maken dezelfde activiteit aan.

Plaatsingen tab: 

Er is een mogelijkheid om Plaatsingen te zien die gekoppeld zijn aan de vacatures in de Lead/opportunity. Het Plaatsing overzicht heeft een Nieuw knop om een nieuwe plaatsing aan te maken. De huidige tab toont alle plaatsingen van vacatures die gekoppeld zijn aan het huidige Lead/Opportunity dossier.

Additionele functionaliteit

Activiteiten 

Ieder onderdeel in de Activiteiten sectie (E-mail, Taken, Afspraken, Notities) heeft twee nieuwe opties: Lead en Opportunity binnen de Koppel actie in het overzicht- en de detailpagina. Als een lead/opportunity gekoppeld is aan een activiteit, dan toont de activiteit detailpagina de informatie over gerelateerde lead/opportunity met de mogelijkheid om fasen te veranderen.

Dossieroverzicht -> Vacature De Koppel knop in het vacatureoverzicht en op de detailpagina heeft twee nieuwe opties: Lead en Opportunity. Wanneer de oppeling tussen Vacature en Lead/Opportunity is gemaakt, toont er een nieuw veld genaamd "Relatie met" Lead/Opportunity link op de detailpagina.

Dossierovericht ->Contactpersonen Nieuwe Leads en Opportunities tabs tonen in de detailpagina van de Contactpersoon. Beide tabs tonen een overzicht met dossiers die gerelateerd zijn aan de Contactpersoon met "Nieuw" knoppen om een nieuwe Lead/Opportunity aan te maken. De Lead tab heeft een extra overzichtsactie: "Verwijder van Lead".

Dossieroverzicht->Opdrachtgevers Er toont een nieuwe Leads tab in de Opdrachtgever. De tab toont het overzicht van gerelateerde Leads aan de Opdrachtgever met een "Nieuw" knop.

Triggers 

Leads en Opportunities hebben ook triggerfunctionaliteiten. Ze werken op dezelfde manier als de andere triggeropties.

Nieuwe Beschikbare gebeurtenissen: 

  1. Lead/Opportunity is toegevoegd aan de groep
  2. Lead/Opportunity is aangemaakt
  3. Lead/Opportunity laatste wijzigigingsdatum is gepasseerd sinds...
  4. Lead/Opportunity fasegroep is veranderd naar....
  5. Leadfase is gewijzigd in...

Nieuwe beschikbare ...Dan gebeurtenissen: 

  1. Lead/Opportunity is toegevoegd aan de groep...
  2. Lead/Opportunity is verwijderd uit de groep...
  3. Lead/Opportunity fase is gewijzigd in....

Heeft u het antwoord gevonden?