In uw Carerix systeem houdt u dossiers bij van onder meer kandidaten, contactpersonen en opdrachtgevers. Het is daarbij de bedoeling dat elke kandidaat, contactpersoon en opdrachtgever in het systeem uniek is. Immers, wanneer eenzelfde kandidaat twee keer in het systeem is geregistreerd kan dit leiden tot verwarring.

U heeft de mogelijkheid om deze dubbelen (zoals dubbele kandidaten) samen te voegen, zodat er één overblijft. Hieronder wordt eerst een voorbeeld van dubbelen gegeven, Daarna wordt er per dossier type informatie gegeven.

Hoe het werkt

Tijdens de invoer van de gegevens wordt het ontdubbelen uitgevoerd. Doel is te voorkomen dat er dubbele kandidaten worden aangemaakt.

Om vast te stellen of er al een dossier bestaat van deze kandidaat, worden de volgende vergelijkingen gemaakt:

Het resultaat 

De volgende acties zijn gebaseerd op het vergelijken van dubbelen:

ja, kandidaat dossier bestaat

De velden in het kandidaat dossier worden geupdate (overschreven) door het bijbehorende veld. Als er velden bij de kandidaat leeg zijn zal er niks worden veranderd in het kandidaat dossier.

  • Bijgevoegde record (bijlagen zoals CV en opleidingen b.v.) worden toegevoegd en de bestaande blijven aanwezig.
  • De datum van aanpassen wordt geupdate.
  • Als er al twee of meer kandidaat dossiers aanwezig zijn, wordt er maar één ge-update.

Misschien, kandidaat dossier bestaat

  • Een nieuw kandidaat dossier wordt aangemaakt in de database waar alle gegevens van de kandidaat in staan.
  • Een e-mail wordt verstuurd, gebaseerd op een email sjabloon in de bibliotheek, met de code "dupwarn". Standaard wordt deze e-mail verstuurd naar de eigenaar van de publicatie met de waarschuwing dat er waarschijnlijk al een kandidaat met die naam bestaat in de database.

Nee, kandidaat dossier bestaat niet

  • Een nieuw kandidaat dossier wordt ingevoerd in de database die alle ingevoerde velden bevat.

Voorbeeld

Uitgangspunt

Het basis uitgangspunt bij het samenvoegen is als volgt:

  • De informatie van het eerste dossier wat wordt geselecteerd (het dossier waar u klikt op [Samenvoegen] zal worden gebruikt om aan te vullen. Deze informatie blijft dus behouden.
  • De informatie van het tweede dossier wat wordt geselecteerd zal aangevuld worden. Deze informatie kan dus verloren gaan.
  • Bestaande informatie kan nooit worden overschreven met lege informatie. Als in het eerste dossier het telefoonnummer niet is ingevuld en in het tweede dossier wel, dan zal het telefoonnummer behouden blijven (ondanks dat het eerste dossier geen telefoonnummer heeft).

Voorbeeld

Op 1 januari schrijft Jan Janssen zich in, met als adres: "Markt 44, 2611 GV Delft" en geboortedatum 1 augustus 1975 (kandidaat dossier 1) Op 1 februari schrijft hij zich nogmaals in, als Johan N Jansen, met als adres "Markt 48, Delft" en dezelfde geboortedatum (kandidaat dossier 2).

Samenvoegen

Doordat een kandidaat met dezelfde achternaam en dezelfde geboortedatum al voorkomt in het systeem stuurt Carerix een waarschuwing: "mogelijk dubbele", en u besluit samen te voegen:

  1. Log in als Administrator
  2. Ga naar dossier 2, Johan N Janssen en kies [Voeg samen] U komt in het venster "Kandidaten samenvoegen stap 1 van 2: Selecteren kandidaat"
  3. Wanneer de doublure in de lijst staat kunt u deze kandidaat selecteren, kies [Verder >]
  4. Had u nog geen kandidaat geselecteerd, dan krijgt u nu een zoek paneel Zoek de dubbele kandidaat op en selecteer deze, kies dan [Verder >] U komt in het venster "Kandidaten samenvoegen stap 2 van 2: Afronden"
  5. Lees de toelichting op deze pagina: Er staat precies wat er gaat gebeuren:
    Kandidaat 2 zal komen te vervallen, kandidaat 1 blijft.
    Waarden zoals naam adres e.d. die bij 2 waren ingevuld worden verplaatst naar 1
    Matches, plaatsingen e.d. van 2 worden verplaatst naar 1
  6. Kies [Voltooien]

Resultaat

  • Kandidaat 2 is verwijderd uit het Carerix systeem, deze gegevens zijn gebruikt om het andere dossier aan te vullen;
  • kandidaat 1 is nu: Johan N Janssen (voornaam en initialen zijn overgenomen van 2),
  • ...wonend op "Markt 48, 2611 GV Delft" (huisnummer overgenomen, postcode behouden, want deze was bij 2 niet ingevuld)

NB: Gebruikersnaam en wachtwoord zijn overgenomen van kandidaat 2 Dit is bewust zo gedaan, omdat dit de laatste (=meest recente) login code is die deze kandidaat van Carerix heeft ontvangen.

Lees ook: CV extractie

Heeft u het antwoord gevonden?