Werking Cx Activity Report 

Het Cx Activity Report is een rapport welke doorgaans wordt ingezet om activiteiten, resultaten en persoonlijke doelstellingen van Carerix gebruikers te meten. Een ideale instelbare management tool die inzicht geeft in de Activiteiten van uw recruiters. Door de flexibele instellingen van dit rapport is het mogelijk om door de Carerix Beheerder zelf te definiëren welke activiteiten er getoond worden. Binnen dit raamwerk is het mogelijk om de getoonde data generiek zichtbaar te maken in een rapportage.

Het rapport is oproepbaar via de knop ‘Dashboards' en/of ‘Rapportages’ en kent de mogelijkheid om een specifieke periode manueel in te voeren maar ook suggesties als (huidig) kwartaal, (huidig) jaar of voorgaande jaren zijn te kiezen. Het rapport toont dan alleen data uit de door u gekozen periode. De gegevens kunnen worden getoond voor 1 specifieke of alle vestigingen. Tevens is het mogelijk om gegevens te tonen per individuele gebruiker, alle gebruikers per vestiging of juist alle data te genereren. Ook is het mogelijk om de opgeroepen gegevens naar Excel te exporteren om deze verder te bewerken en/of exploiteren.

Opmerkingen; er worden aantallen weergegeven. Er zijn geen specifieke namen van bijv. Kandidaten, Contactpersonen en Opdrachtgevers zichtbaar. Deze optie is momenteel in ontwikkeling. Ook kunt u niet ‘doorklikken’ op deze gegevens.

Belangrijk om te melden is dat het Activity Report een ‘turflijst’ is. Alleen het aantal historische activiteiten worden weergegeven op basis van de processen die gebruikers in Carerix volgen. Zoals elke rapportage is ook het Cx Activity Report beïnvloedbaar. Carerix telt het moment dat de actie door de recruiter wordt gedaan. In het geval de recruiter per abuis of opzettelijk bijvoorbeeld een matchfase verzet of een status van een dossier aanpast, zal dit (ongewenst) dubbel tellen in het Activity Report.

Wanneer u cijfers uit Carerix d.m.v. zoekprofielen (bijv. aangaande de matches) probeert te vergelijken met het Activity Report zult u merken dat Carerix (soms) niet de historie kan tonen maar de huidige stand van zaken toont. Het Activity Report telt en toont juist wél historische data. Deze twee tellingen zijn dus niet of moeilijk met elkaar te vergelijken. Het Activity Report en de overzichten in Carerix tonen dus verschillende tellingen.

Beschikbaar voor

Het documentsjabloon is (alleen) beschikbaar voor de gebruikers met een bepaalde gebruikersrol zodat er door de beheerder kan worden bepaald voor welke gebruikers(rol) dit documentsjabloon inzichtelijk is.

Bij het instellen van het rapport is van belang voor wie het rapport inzichtelijk mag zijn. Standaard is het oproepbaar voor alleen de beheerder(s). Het is mogelijk om het rapport voor iedere individuele gebruiker of per gebruikersrol wel of niet zichtbaar te stellen. Hierbij kan ingesteld worden of de desbetreffende gebruiker;

  • alleen zijn/haar eigen activiteiten zien
  • alle activiteiten van allen zijn/haar vestiging zien
  • alle activiteiten van alle vestigingen zien

Configuratie 

Wat is er zichtbaar?

Praktisch gezien is het mogelijk om aantallen te tonen van Activiteiten zoals taken en notities. Ook is het mogelijk om de aantallen te tonen van matchfasen waarin kandidaten zich bevinden. Voorbeelden van data welke getoond kunnen worden in het Cx Activity Report;

  1. Telefonische interviews
  2. Nieuwe kandidaten
  3. Voorgestelde kandidaten
  4. 1e / 2e gesprek
  5. Nieuwe vacatures
  6. Sales calls
  7. Nieuwe klanten
  8. Klantbezoeken
  9. Plaatsingen

Welke tabelitems of matchfasen kunnen er worden getoond?

Op dit moment kunnen buiten alle door u ingestelde matchesfasen de volgende tabelitems worden getoond;

  1. Type Afspraak
  2. Type Notitie
  3. Type Taak
  4. Resultaat Afspraak
  5. Resultaat Notitie
  6. Resultaat Taak
  7. Status Plaatsing
  8. Status Vacature
  9. Status Kandidaat
  10. Status Contactpersoon
  11. Status Opdrachtgever

Activity Report & TalentPools

Het is mogelijk om ook een (apart) Activity Report aan te maken specifiek voor de optie TalentPools. Dit Activity Report is gekoppeld aan de acties die gedaan worden in dat gedeelte van het systeem. Voorbeeld; is het gebruik van TalentPools / het vullen van de TalentPools erg belangrijk in uw organisatie, is het een optie om de acties die de gebruikers doen in dat gedeelte weer te geven in een Activity Report.

Aanpassen werkprocessen

Als u in uw werkproces zorgt voor een optimaal gebruik van Activiteiten kunt u d.m.v. het Cx Activity Report deze zeer nauwkeurig meten. U dient in uw werkprocessen wel bepaalde standaarden van registreren op te moeten nemen om de gegevens überhaupt te kunnen tonen in het Activity Report. Met name het gebruiken van Notities en Taken zijn hiervoor geschikt.

Gebruik van het Cx Activity Report

(getoonde voorbeeld betreft een laatste versie van de Carerix applicatie en toont pas indien geïnstalleerd in uw Carerix omgeving).

  1. Ga in Carerix naar het menu rechtsboven, klik op de knop "Dashboards" of start het rapport via "Rapportages".
  2. Kies onder het menu het "Activity Report" en klik indien u het rapport start via "Rapportages" op "Maak rapport" (vul bij de overige velden zoals ‘Periode’ niets in!).
  3. Er opent een nieuw scherm in uw Browser. Mocht dit niet tonen wordt deze actie waarschijnlijk geblokkeerd door uw pop-up blocker. Geeft de pop-up toestemming om te tonen en/of raadpleeg de instructies van uw browser om dit te verhelpen.

In dit scherm kunt u:

  • een kwartaal kiezen;
  • een jaartal selecteren;
  • voor welke vestiging u gegevens wilt zien;
  • van welke gebruiker(s) u de gegevens wil zien;

Als u vervolgens op "Submit" drukt kunt u de data inzien. Indien u op de knop "Excel" drukt toont de dat niet in het scherm van de browser maar zal (indien geïnstalleerd op uw computer) in MS-Excel tonen waarin u de gegevens kunt bekijken en bewerken.

Functionele inrichting

Documentsjabloon

Het Activity Report is een documentsjabloon welke door een template developer van de afdeling Carerix Services voor u wordt geïnstalleerd.

  1. Ga naar het Onderhoudsmenu
  2. Klik op Documentsjablonen
  3. Zoek op de rapportnaam "Activity Report".

Daarna kunt u in dit documentsjabloon enkele zaken instellen zoals bijvoorbeeld de naam van het sjabloon. Tevens kunt in het sjabloon de zichtbaarheid instellen (actief of inactief) en de keuze voor u als beheerder door het rapport wel of niet toegankelijk te maken voor 1 of meerdere gebruikersrollen. Wij raden u aan verder niets te wijzigen aan dit documentsjabloon om een goede werking van het rapport te waarborgen.

In het blok "Instellingen" bij de noemer "Instellingen" klikt u "Toon in menu (onderdeel Links)". Dit houdt in dat dit rapport net zoals bijvoorbeeld een Dashboard direct oproepbaar is in het menu aan de linkerzijde van Carerix zodat gebruikers gemakkelijk het rapport kunnen vinden. Wanneer u ‘Open in hoofdvenster’ aanvinkt opent zich geen apart HTML venster maar is het Activity Report direct zichtbaar binnen uw Carerix applicatie.

Inzicht in de data van de gebruiker

De beheerder bepaalt in de instellingen van het documentsjabloon voor welke gebruikersrol het Activity Report zichtbaar is. Echter is daar nog niet mee bepaald wélke informatie de gebruiker kan genereren door het rapport op te roepen. Inzake ‘permissies’ bestaan drie opties en kan de ingelogde gebruiker;

  1. alleen zijn/haar eigen activiteiten zien.
  2. alle activiteiten van allen zijn/haar vestiging zien.
  3. alle activiteiten van alle vestigingen zien.

Om één van deze keuze in te stellen wordt er gebruik gemaakt van zogenoemde "groepen" bij "Additionele informatie" op de gebruikerskaart. Heeft u uw Carerix applicatie ná 1 januari 2015 opgeleverd gekregen dan zijn deze tabellen ([vrije velden|Additionele_velden], ‘attribuut gebruiker’ genaamd) reeds opgenomen en beschikbaar in uw systeem. Stamt de oplevering van uw systeem van vóór deze datum kunt u deze tabelitems zelf aan maken.

Lees het artikel over de Additionele Velden voor meer informatie

Er is een snelle manier om te controleren of u de permissie instellingen überhaupt al kunt zien en inregelen op het gebruikersdossier.

  1. Ga naar het menu "Beheer"
  2. Klik op "Gebruikers".
  3. Kies en open een willekeurige gebruiker (bijvoorbeeld uzelf)
  4. Zoek naar het blok met als titel "Additionele informatie", meestal onderaan de pagina en al dan niet ingeklapt.

Er kunnen naast informatie omtrent de ‘permissies’ ook nog andere zaken beschreven staan in het blok. Zoals ‘doelstellingen’ die ook te maken hebben met het Activity Report,. Zijn de aankruisvakjes er niet of ontbreekt het gehele blok "Additionele informatie" bij de gebruiker? Dan moet u eenmalig zelf de tabellen invoeren. Om dit te controleren en/of uit te voeren gaat u naar "Tabellen" in het onderhoudsmenu. Voer bij de zoekregels in ‘Tabel’, ‘Is gelijk aan’ en kies dan met het laatste vierkante knopje op de regel “Attribuut gebruiker” uit de lijst met alle tabellen. U kunt meerdere resultaten krijgen in het zoekoverzicht.

Staan er geen twee tabelitems gelijk aan de tabelitems in de lijst hieronder weergegeven? Dan zult u deze eenmalig zelf moeten aanmaken om de gebruiker straks te kunnen voorzien van de permissie om alleen van zichzelf, de eigen vestiging of alle vestigingen de activiteiten te kunnen zien.

In het geval dat er geen tabelitems tonen creëert u eenvoudig nieuwe door op de blauw gekleurde knop "Nieuw" te drukken. U dient hier in te vullen voor één vestiging bekijken;

  1. In het grotere tekstveld typt u ‘Vestiging bekijken’.
  2. Als type kiest u ‘aankruisvakje’.
  3. Bij het veld "code" typt u MISPERM:AGENCY
  4. Als ‘Attribuutlabel’ geeft u in ‘Permissies Activity Report’.

Voor alle vestigingen kunnen bekijken:

  1. In het grotere tekstveld typt u ‘Vestiging bekijken’.
  2. Als type kiest u ‘aankruisvakje’.
  3. Bij het veld "code" typt u MISPERM:ALLAGENCIES
  4. Als ‘Attribuutlabel’ geeft u in ‘Permissies Activity Report’.

Voor met name de code die u vastlegt, geldt dat deze exact moet worden overgenomen. In hoofdletters, zonder spaties. Wanneer deze code foutief wordt getypt zal het Activity Report niet in staat zijn om te achterhalen welke permissie u heeft gekozen. De instellingen die u nu in deze twee tabelitems heeft gedaan, zorgen ervoor dat deze velden zichtbaar zijn op het gebruikersdossier. U dient als beheerder voor elke gebruiker de permissie in te stellen door de géén of slechts één vinkje aan te klikken. Indien u geen hokje aanvinkt toont het rapport alleen de gegevens van de desbetreffende gebruiker weer in het Activity Report.

Let op:
U maakt dus twee tabelitems aan. Een "Vestiging bekijken" (code: MISPERM:AGENCY) en "Alle vestigingen bekijken" (code: MISPERM:ALLAGENCIES). De overige instellingen lijken op het eerste oog gelijk aan elkaar, echter de naam en de code verschillen wel degelijk.

In het geval dat Carerix voor u meerdere Activity Reports heeft geïnstalleerd moeten er per rapport aparte ‘attribuut gebruiker’ tabelitems aangemaakt worden. Dit vanwege het feit dat elk afzonderlijk rapport qua autorisatie kan verschillen en er op deze manier onderscheid betreft toegang kan worden gemaakt per gebruiker.

Doelstellingen

Het is mogelijk om op de gebruikerskaart van elke afzonderlijke gebruiker doelstellingen in te geven welke vervolgens worden getoond in het Activity Report van deze specifieke gebruiker. Hiervoor dienen ook tabelitems aangemaakt te worden. 

U maakt voor elke regel in het Activity Report ook een Tabel aan voor de bijbehorende doelstelling. 

  • Geef deze tabel exact dezelfde naam als die van de regel in het Activity Report, zodat deze met elkaar overeenkomen. (Bijvoorbeeld: Resultaat Taak)
  • Zorg ervoor dat het type van het tabel item "Getal" is zodat er achter de naam een veld verschijnt waarin in getallen de doelstelling kan worden ingegeven.
  • Geef de in het veld code exact dezelfde MISCODE als de tabel regel van het Activity Report. 
  • Geeft het Tabel Label de naam "Doelstellingen per week". 

Als u nu gaat naar het dossier "Gebruikers" kunt u per gebruiker in het paneel "Doelstellingen" de doelstellingen per Activity Report toevoegen. 

Dit wordt op onderstaande manier zichtbaar in het Activity Report. 

Hulpblad in MS-Excel

Om te definiëren welke tellingen u in het Activity Report wilt doen is er een Excel document beschikbaar waarin u voordat u start met het configureren van het rapport eerst een duidelijk overzicht kunt noteren. Dit zal u helpen met het eenvoudig en vlot instellen van het Activity Report.

Via de onderstaande link kunt u dit hulpblad downloaden. Na aanschaf van het Activity Report zal een consultant van Carerix u wegwijs maken in dit document en het gehele inrichtingsproces van het rapport.

Download het inrichtingbestand hier! Inrichting_Activity_Report_- Nederlands.xlsx

Coderen van Matchfasen en Tabelitems

De basis van de werking van het Activity Report zit in het meegeven van codes in tabelitems en matchfasen, welke daardoor tonen in het rapport. Dit in een volgorde die u zelf heeft ingesteld.

U kunt dus bij elk willekeurig tabelitem inzake ‘Type’ en ‘Resultaat’ van de activiteiten ‘Afspraak’, ‘Notitie’ en ‘Taak’ een code toevoegen. Tevens bij alle tabelitems inzake de ‘Status’ van ‘Plaatsing’, ‘Vacature’, ‘Kandidaat’, ‘Contactpersoon’ en ‘Opdrachtgever’. Tevens kunt u bij ALLE door u ingestelde matchfasen een code toevoegen en deze laten tellen en tonen in het rapport.

De code begint altijd met ‘MIS:1:’ waarin het cijfer oploopt van 1 t/m het gewenste aantal regels met metingen. Er zit theoretisch gezien geen limiet aan het aantal te tonen regels in het Activity Report. In de praktijk zult u ervaren dat bij een groter aantal dan 20 regels en/of meer dan 15 gebruikers de laadtijd van het rapport meer tijd in beslag zal gaan nemen. Het Activity Report verschijnt binnen enkele seconden.

U definieert eerst aan de hand van het Hulpblad in Excel welke exacte zaken die u wilt meten en tonen in het Activity Report en zet die gelijk op de gewenste volgorde neer. In bovenstaande afbeelding kunt u voorbeelden vinden van welke elementen er kunnen worden getoond in het Activity Report. U bepaalt;

  1. Wat u wilt precies wilt meten en in welke volgorde.
  2. Of dit een tabelitem is en welke soort of dat het een matchfase betreft.
  3. Naam en nummer van de specifieke matchfase of tabelitem.
  4. U geeft aan welke naam u de regel in het Activity Report wilt geven.

Let op:
Voor deze naam zet u de juiste ‘MIS:1:’ benaming zodat u een code creëert die u in het tabelitem of matchfase kunt zetten.

Wanneer u duidelijk op een rijtje heeft welke regels u wilt tellen en tonen in het Activity Report kopieert en plakt u de door u gemaakt ‘codes’ in de tabelitems of matchfasen. Het beste en snelste resultaat heeft u wanneer u tussentijds uw Carerix applicatie ververst zodat u het Activity Report kun genereren en direct uw ingestelde tellingen kunt bekijken en controleren.

  1. Ga naar het onderhoudsmenu > "Tabellen".
  2. Zoek en open het tabelitem naar keuze (in voorbeeld: 'Resultaat taak').
  3. Bij het veld "Code" vul de MIScode in (zie voorbeeld).

Verder valt nog te melden dat u twee bijzondere acties kunt ondernemen inzake de codes:

1. Wanneer u exact dezelfde MIS code in meerdere tabellen noteert krijgt u een optelling van die items.
2. Indien u op meerdere plekken exact dezelfde code gebruikt kunt u deze dus meerdere malen weergeven in 1 of meerdere Activity Reports.

Tellen van afspraken: deadline of aanmaakdatum?

Van nature telt het Activity Report het moment van de deadline van de afspraak, niet het moment van het aanmaken van de afspraak. Voorbeeld: de afspraak vindt plaats op 1 juli, maar wordt op 15 juni aangemaakt. Het systeem telt dan 1 juli.) Wil u echter tellen op het moment van aanmaak van de afspraak (dus: de 15e juni), dan moet er in het documentsjabloon van het Activity Report in het vakje CODE de volgende tekst worden ingevoegd: MIS:useActivityCreationDate .

Dit zal ervoor zorgen dat het moment van 15 juni wordt geteld, en niet de 1 juli van de deadline van de afspraak.

Let op: dit geldt dan voor de gehele rapportage.

Aanvragen

U vraagt uw CxActivityReport aan via uw accountmanager of door een mail te sturen naar het Customer Success Team.  

Meerdere Activity Reports

Het is mogelijk om meer dan één Activity Report door Carerix te laten installeren. In sommige gevallen is het wenselijk om meerdere rapporten met een verschillende configuratie te gebruiken. Denk hierbij aan aparte rapportages voor bijvoorbeeld uw recruitment- en salesafdelingen. Informeer bij uw accountmanager naar de mogelijkheden en kosten hiervoor.

Heeft u het antwoord gevonden?