Werking Cx Activity Report 

Het Cx Activity Report is een rapport welke doorgaans wordt ingezet om activiteiten, resultaten en persoonlijke doelstellingen van Carerix gebruikers te meten. Een ideale instelbare management tool die inzicht geeft in de Activiteiten van je recruiters. Door de flexibele instellingen van dit rapport is het mogelijk om door de Carerix Beheerder zelf te definiëren welke activiteiten er getoond worden. Binnen dit raamwerk is het mogelijk om de getoonde data generiek zichtbaar te maken in een Rapportage.

Het rapport is oproepbaar via de knop ‘Dashboards' en/of ‘Rapportages’ en kent de mogelijkheid om een specifieke periode manueel in te voeren maar ook suggesties als (huidig) kwartaal, (huidig) jaar of voorgaande jaren zijn te kiezen. Het rapport toont dan alleen data uit de door jouw gekozen periode. De gegevens kunnen worden getoond voor 1 specifieke of alle vestigingen. Tevens is het mogelijk om gegevens te tonen per individuele gebruiker, alle gebruikers per vestiging of juist alle data te genereren. Ook is het mogelijk om de opgeroepen gegevens naar Excel te exporteren om deze verder te bewerken en/of exploiteren.

Opmerkingen;
Er worden aantallen weergegeven. Er zijn geen specifieke namen van bijv. Kandidaten, Contactpersonen en Opdrachtgevers zichtbaar.
Deze optie is momenteel in ontwikkeling. Ook kun jeniet ‘doorklikken’ op deze gegevens.

Belangrijk om te melden is dat het Activity Report een ‘turflijst’ is. Alleen het aantal historische activiteiten worden weergegeven op basis van de processen die gebruikers in Carerix volgen. Zoals elke rapportage is ook het Cx Activity Report beïnvloedbaar. Carerix telt het moment dat de actie door de recruiter wordt gedaan. In het geval de recruiter per abuis of opzettelijk bijvoorbeeld een Matchfase verzet of een status van een dossier aanpast, zal dit (ongewenst) dubbel tellen in het Activity Report.

Wanneer je cijfers uit Carerix d.m.v. zoekprofielen (bijv. aangaande de matches) probeert te vergelijken met het Activity Report zul je merken dat Carerix (soms) niet de historie kan tonen maar de huidige stand van zaken toont. Het Activity Report telt en toont juist wél historische data. Deze twee tellingen zijn dus niet of moeilijk met elkaar te vergelijken. Het Activity Report en de overzichten in Carerix tonen dus verschillende tellingen.

Beschikbaar voor

Het Document-sjabloon is (alleen) beschikbaar voor de gebruikers met een bepaalde gebruikersrol zodat er door de Beheerder kan worden bepaald voor welke gebruikers(rol) dit documentsjabloon inzichtelijk is.

Bij het instellen van het rapport is van belang voor wie het rapport inzichtelijk mag zijn. Standaard is het oproepbaar voor alleen de Beheerder(s). Het is mogelijk om het rapport voor iedere individuele Gebruiker of per Gebruikersrol wel of niet zichtbaar te stellen. Hierbij kan ingesteld worden of de desbetreffende Gebruiker;

  • alleen zijn/haar eigen activiteiten zien
  • alle activiteiten van allen zijn/haar vestiging zien
  • alle activiteiten van alle vestigingen zien

Configuratie 

Wat is er zichtbaar?

Praktisch gezien is het mogelijk om aantallen te tonen van Activiteiten zoals taken en notities. Ook is het mogelijk om de aantallen te tonen van Matchfasen waarin Kandidaten zich bevinden.
Voorbeelden van data welke getoond kunnen worden in het Cx Activity Report;

  1. Telefonische interviews
  2. Nieuwe kandidaten
  3. Voorgestelde kandidaten
  4. 1e / 2e gesprek
  5. Nieuwe vacatures
  6. Sales calls
  7. Nieuwe klanten
  8. Klantbezoeken
  9. Plaatsingen

Welke tabelitems of matchfasen kunnen er worden getoond?

Op dit moment kunnen buiten alle ingestelde Matches-fasen de volgende Tabel-items worden getoond;

  1. Type Afspraak
  2. Type Notitie
  3. Type Taak
  4. Resultaat Afspraak
  5. Resultaat Notitie
  6. Resultaat Taak
  7. Status Plaatsing
  8. Status Vacature
  9. Status Kandidaat
  10. Status Contactpersoon
  11. Status Opdrachtgever

Activity Report & TalentPools

Het is mogelijk om ook een (apart) Activity Report aan te maken specifiek voor de optie TalentPools. Dit Activity Report is gekoppeld aan de acties die gedaan worden in dat gedeelte van het systeem.
Voorbeeld;
Is het gebruik van Talentpools / het vullen van de Talentpools erg belangrijk in je organisatie, is het een optie om de acties die de gebruikers doen in dat gedeelte weer te geven in een Activity Report.

Aanpassen werkprocessen

Als je in je werkproces zorgt voor een optimaal gebruik van Activiteiten kunt je d.m.v. het Cx Activity Report deze zeer nauwkeurig meten. Je dient in de werkprocessen wel bepaalde standaarden van registreren op te moeten nemen om de gegevens überhaupt te kunnen tonen in het Activity Report.
Met name het gebruiken van Notities en Taken zijn hiervoor geschikt.

Gebruik van het Cx Activity Report

(getoonde voorbeeld betreft een laatste versie van de Carerix applicatie en toont pas indien geïnstalleerd in de Carerix omgeving).

  • Ga in Carerix naar het menu rechtsboven, klik op de knop "Dashboards" of start het rapport via "Rapportages"
  • Kies in het menu het "Activity Report" en klik indien het Rapport start via "Rapportages" op "Maak rapport"
    (vul bij de overige velden zoals ‘Periode’ niets in!)
  • Er opent een nieuw scherm in de Browser
    Mocht dit niet tonen wordt deze actie waarschijnlijk geblokkeerd door een pop-up blocker. Geeft de pop-up toestemming om te tonen en/of raadpleeg de instructies van uw Browser om dit te verhelpen.

In dit scherm kun je:

  • een kwartaal kiezen;
  • een jaartal selecteren;
  • voor welke vestiging je gegevens wilt zien;
  • van welke gebruiker(s) je de gegevens wil zien;

Als je vervolgens op "Submit" drukt kunt u de data inzien. Indien je op de knop [Excel] drukt toont de dat niet in het scherm van de Browser maar zal (indien geïnstalleerd op de computer) in MS-Excel tonen waarin je de gegevens kunt bekijken en bewerken.

Functionele inrichting

Documentsjabloon

Het Activity Report is een Document-sjabloon welke door het Customer Success Team in de Carerix Applicatie installeren :

  • Ga naar 'Onderhouds' | 'Sjablonen'
  • Ga naar 'Document-tab'
  • Zoek op de Rapportnaam "Activity Report"
  • Open het betreffende Rapport

Daarna kun je in dit Document-sjabloon enkele zaken instellen zoals bijvoorbeeld de naam van het sjabloon. 

Activity Report beschikbaar maken 1 of meerdere Gebruikersrollen

Tevens kun je in het sjabloon de zichtbaarheid instellen (actief of inactief), de keuze is aan de Beheerder of het Rapport wel of niet toegankelijk is voor 1 of meerdere Gebruikersrollen.
Wij raden je aan verder niets te wijzigen aan dit Document-sjabloon om een goede werking van het Rapport te waarborgen.

Inzicht in de data van de gebruiker

De Beheerder bepaalt in de Instellingen van het Document-sjabloon voor welke Gebruikersrol het Activity Report zichtbaar is.
Echter is daar nog niet mee bepaald wélke informatie de Gebruiker kan genereren door het Rapport op te roepen.
Inzake ‘permissies’ bestaan drie opties en kan de ingelogde Gebruiker;

  1. alleen zijn/haar eigen Activiteiten zien.
  2. alle activiteiten van allen zijn/haar Vestiging zien.
  3. alle Activiteiten van alle Vestigingen zien.

Om één van deze keuze in te stellen wordt er gebruik gemaakt van zogenoemde "groepen" bij "Additionele informatie" op de gebruikerskaart. 

Benodigde tabellen

Is de Carerix applicatie ná 1 januari 2015 opgeleverd, dan zijn de hiervoor benodigde  tabellen reeds opgenomen en beschikbaar in de applicatie:

  • 'vrije velden|Additionele_velden'
  • ‘attribuut gebruiker’

Stamt de oplevering van de applicatie van vóór deze datum kun je deze tabel-items zelf aan maken.

Lees het artikel over de Additionele Velden voor meer informatie

Er is een snelle manier om te controleren of je de permissie instellingen überhaupt al kunt zien en inregelen op het Gebruikers-dossier.

  • Ga naar 'Beheer' | 'Gebruikers'
  • Open een willekeurige Gebruiker (bijvoorbeeld je eigen Gebruiker-dossier)
  • Ga naar het blok 'Additionele informatie'

Er kunnen naast informatie omtrent de ‘permissies’ ook nog andere zaken beschreven staan in het blok.
Zoals ‘doelstellingen’ die ook te maken hebben met het Activity Report. 

'Additionele informatie' bij de gebruiker niet zichtbaar? 

ontbreekt het gehele blok 'Additionele informatie' of Zijn de aankruisvakjes er niet, dan moeten de tabellen eenmalig zelf door de Beheerder worden aangemaakt. 

  • Ga je naar 'Onderhoud' | 'Tabellen' 
  • Voer in bij de Zoekregels in :
    ‘Tabel’, ‘Is gelijk aan’ en kies dan knopje [Zoek tabel]

In het geval dat er geen tabel-items tonen creëert je eenvoudig nieuwe door op de knop [+ Nieuw] te klikken.
Je dient hier in te vullen voor één vestiging bekijken;

  • In het grotere tekstveld typ je ‘Vestiging bekijken’
  • Als type kiest je ‘aankruisvakje’
  • Bij het veld "code" typ je MISPERM:AGENCY
  • Als ‘Attribuutlabel’ geef je in ‘Permissies Activity Report’

Voor alle Vestigingen kunnen bekijken:

  • In het grotere tekstveld typ je ‘Vestiging bekijken’
  • Als type kies je ‘aankruisvakje’
  • Bij het veld "code" typ je MISPERM:ALLAGENCIES
  • Als ‘Attribuutlabel’ geef je in ‘Permissies Activity Report’

Voor met name de code die je vastlegt, geldt dat deze exact moet worden overgenomen. In hoofdletters, zonder spaties. Wanneer deze code foutief wordt getypt zal het Activity Report niet in staat zijn om te achterhalen welke permissie je hebt gekozen. De instellingen die je nu in deze twee tabel-items hebt gedaan, zorgen ervoor dat deze velden zichtbaar zijn op het Gebruikers-dossier.
Je dient als Beheerder voor elke Gebruiker de permissie in te stellen door de géén of slechts één vinkje aan te klikken. Indien je geen hokje aanvinkt toont het Rapport alleen de gegevens van de desbetreffende Gebruiker weer in het Activity Report.

Let op:
Je maakt dus twee tabelitems aan: 

  •  "Vestiging bekijken" (code: MISPERM:AGENCY)
  •  "Alle vestigingen bekijken" (code: MISPERM:ALLAGENCIES). 

De overige instellingen lijken op het eerste oog gelijk aan elkaar, echter de naam en de code verschillen wel degelijk.

In het geval dat Carerix meerdere Activity Reports heeft geïnstalleerd, dan moeten er per rapport aparte ‘attribuut gebruiker’ tabel-items aangemaakt worden.
Dit vanwege het feit dat elk afzonderlijk rapport qua autorisatie kan verschillen en er op deze manier onderscheid betreft toegang kan worden gemaakt per Gebruiker.

Doelstellingen

Het is mogelijk om op de gebruikerskaart van elke afzonderlijke gebruiker doelstellingen in te geven welke vervolgens worden getoond in het Activity Report van deze specifieke Gebruiker. Hiervoor dienen ook Tabel-items aangemaakt te worden. 

Je maakt voor elke regel in het Activity Report ook een Tabel aan voor de bijbehorende doelstelling. 

  • Geef deze Tabel exact dezelfde naam als die van de regel in het Activity Report, zodat deze met elkaar overeenkomen. (Bijvoorbeeld: Resultaat Taak)
  • Zorg ervoor dat het type van het Tabel item "Getal" is zodat er achter de naam een veld verschijnt waarin in getallen de doelstelling kan worden ingegeven
  • Geef de in het veld code exact dezelfde MISCODE als de tabelregel van het Activity Report
  • Geeft het Tabellabel de naam "Doelstellingen per week"

Als Je nu gaat naar het Gebruikers-dossier kun je per Gebruiker in het paneel "Doelstellingen" de doelstellingen per Activity Report toevoegen. 

Dit wordt op onderstaande manier zichtbaar in het Activity Report. 

Hulpblad in MS-Excel

Om te definiëren welke tellingen je in het Activity Report wilt doen is er een MS-Excel document beschikbaar waarin je voordat je start met het configureren van het Rapport eerst een duidelijk overzicht kunt noteren. Dit zal je helpen met het eenvoudig en vlot instellen van het Activity Report.

Via de onderstaande link kun je dit hulpblad downloaden. Na aanschaf van het Activity Report zal een consultant van Carerix je wegwijs maken in dit document en het gehele inrichtingsproces van het Rapport.

Download het inrichtingsbestand hier :  Inrichting_Activity_Report_- Nederlands.xlsx

Coderen van Matchfasen en Tabelitems

De basis van de werking van het Activity Report zit in het meegeven van codes in tabel-items en Match-fasen, welke daardoor tonen in het Rapport. Dit in een volgorde die ingesteld.

Je kunt dus bij elk willekeurig tabel-item inzake ‘Type’ en ‘Resultaat’ van de Activiteiten Afspraak, Notitie en Taak een code toevoegen. Tevens bij alle tabel-items inzake de Status van Plaatsing, Vacature, Kandidaat, Contactpersoon en Opdrachtgever.
Tevens kun je bij ALLE ingestelde Match-fasen een code toevoegen en deze laten tellen en tonen in het Rapport.

De code begint altijd met ‘MIS:1:’ waarin het cijfer oploopt van 1 t/m het gewenste aantal regels met metingen. Er zit theoretisch gezien geen limiet aan het aantal te tonen regels in het Activity Report. In de praktijk zul je ervaren dat bij een groter aantal dan 20 regels en/of meer dan 15 gebruikers de laadtijd van het Rapport meer tijd in beslag zal gaan nemen. Het Activity Report verschijnt binnen enkele seconden.

Je definieert eerst aan de hand van het Hulpblad in MS-Excel welke exacte zaken die je wilt meten en tonen in het Activity Report en zet die gelijk op de gewenste volgorde neer. In bovenstaande afbeelding kunt je voorbeelden vinden van welke elementen er kunnen worden getoond in het Activity Report.
Je bepaalt;

  • Wat je wilt precies wilt meten en in welke volgorde
  • Of dit een tabelitem is en welke soort of dat het een matchfase betreft.
  • Naam en nummer van de specifieke matchfase of tabelitem.
  • Je geeft aan welke naam je de regel in het Activity Report wilt geven.

Let op:
Voor deze naam zet je de juiste ‘MIS:1:’ benaming zo dat je een code creëert die je in het tabel-item of Matchfase kunt zetten.

Wanneer je duidelijk op een rijtje heeft welke regels je wilt tellen en tonen in het Activity Report kopieert en plak je de ‘codes’ in de tabel-items of Matchfasen.
Het beste en snelste resultaat verkrijg je wanneer je tussentijds de Carerix applicatie ververst zodat je het Activity Report kun genereren en direct de ingestelde tellingen kunt bekijken en controleren.

  • Ga naar 'Onderhoud' | 'Tabellen'
  • Zoek en open het tabel-item naar keuze (in voorbeeld: 'Resultaat taak').
  • Bij het veld "Code" vul de MIScode in (zie voorbeeld).

Verder valt nog te melden dat je twee bijzondere acties kunt ondernemen inzake de codes:

  1. Wanneer je exact dezelfde MIS code in meerdere tabellen noteert krijg je een optelling van die items. 
  2.  Indien je op meerdere plekken exact dezelfde code gebruikt kun je deze dus meerdere malen weergeven in 1 of meerdere Activity Reports.

Tellen van afspraken: deadline of aanmaakdatum?

Van nature telt het Activity Report het moment van de deadline van de afspraak, niet het moment van het aanmaken van de afspraak.
Voorbeeld:
De afspraak vindt plaats op 1 juli, maar wordt op 15 juni aangemaakt.
Het systeem telt dan 1 juli.)
Wil je echter tellen op het moment van aanmaak van de afspraak (dus: de 15e juni), dan moet er in het Document-sjabloon van het Activity Report in het vakje CODE de volgende tekst worden ingevoegd: MIS:useActivityCreationDate .

Dit zal ervoor zorgen dat het moment van 15 juni wordt geteld, en niet de 1 juli van de deadline van de afspraak.

Let op: dit geldt dan voor de gehele Rapportage.

Aanvragen

Informeer bij je Accountmanager naar de mogelijkheden en kosten hiervoor.

Meerdere Activity Reports

Het is mogelijk om meer dan één Activity Report door Carerix te laten installeren. In sommige gevallen is het wenselijk om meerdere Rapporten met een verschillende configuratie te gebruiken. Denk hierbij aan aparte Rapportages voor bijvoorbeeld je Recruitment- en Sales afdelingen.


____
Labels : UD-1052

Heeft u het antwoord gevonden?